Lập kế hoạch chi phí dự án liên quan đến việc hiểu các yếu tố của một dự án, chi phí của từng dự án và cách sắp xếp các nguồn lực để tận dụng việc giảm chi phí. Chi phí lao động được tính bằng cách sử dụng tỷ lệ lao động mỗi giờ theo loại lao động. Chi phí vật liệu được thêm vào chi phí dự án. Thời gian của các chi phí này được xác định bởi một lịch trình dự án. Thời điểm sử dụng tài nguyên và xác định nơi các nhiệm vụ dự án chồng chéo với các dự án khác là rất quan trọng để đạt được việc giảm chi phí đáng kể cho một dự án.
Xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án. Xác định những nhiệm vụ được yêu cầu để hỗ trợ bắt đầu các nhiệm vụ khác hoặc phụ thuộc lẫn nhau. Ước tính thời gian dẫn trung bình cho các nhiệm vụ. Xác định vật liệu và giờ lao động cần thiết cho mỗi nhiệm vụ.
Lập lịch trình dự án bằng cách lập lại lịch trình từ ngày đáo hạn dự án; xem xét tất cả các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau và các nhiệm vụ khác bằng cách sử dụng thời gian dẫn trung bình. Áp dụng giờ lao động cho từng loại lao động. Xác định tổng số giờ lao động theo loại lao động và tổng số giờ lao động cho dự án. Tổng số giờ lao động theo tuần và tháng theo loại lao động.
Thay đổi lịch trình bằng cách xem xét giờ lao động có sẵn mỗi ngày cho mỗi nhiệm vụ và giờ lao động cần thiết. Ví dụ, nếu bốn giờ của một loại lao động nhất định có sẵn mỗi ngày và nhiệm vụ dự án cần tám giờ, thì lịch trình cho nhiệm vụ là hai ngày. Áp dụng tỷ lệ lao động mỗi giờ cho các loại lao động, và xác định tổng chi phí cho dự án và theo loại lao động. Thêm chi phí vật liệu cho dự án. Xác định chi phí cho lao động và vật liệu mỗi tuần và tháng dựa trên thời gian sử dụng lao động và vật liệu.
Xem xét thay đổi lịch trình nhiệm vụ dự án tạo cơ hội sử dụng lao động với mức giá rẻ hơn. Ví dụ, một lập trình viên có thể cần thiết, nhưng chỉ có một lập trình viên cao cấp, với tỷ lệ lao động cao hơn, có sẵn. Nếu lịch trình có thể được thay đổi để phù hợp với việc sử dụng lập trình viên, thì chi phí dự án có thể giảm. Xác định các tình huống trong đó tài nguyên lao động dự án đang được sử dụng trên nhiều dự án và khả năng tài nguyên đó sẽ dừng lại và khởi động lại công việc trên dự án. Loại bỏ các điểm dừng và bắt đầu bằng cách lên lịch lại, sử dụng các tài nguyên khác nhau và kết hợp các nhiệm vụ. Điều này giúp loại bỏ chi phí học tập phát sinh thông qua thêm giờ liên quan đến việc khởi động lại công việc trong các dự án.
Xem xét các dự án khác có thể có nhiệm vụ hoặc toàn bộ dự án lặp lại hoặc trùng lặp với dự án. Xác định tiết kiệm chi phí thông qua việc loại bỏ các nhiệm vụ chồng chéo, tích hợp các dự án và chia sẻ chi phí.
Lời khuyên
-
Phần mềm quản lý dự án sẽ làm cho nỗ lực lập kế hoạch chi phí dễ dàng hơn nhiều. Lập lịch thay thế bằng cách sử dụng các tài nguyên khác nhau sẽ dễ dàng hơn nhiều bằng cách sử dụng các phương pháp tự động.
