Các nhà quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các dự án và ngày càng có nhiều sự lựa chọn để có được chứng nhận để thể hiện chuyên môn của họ. PMI (Viện quản lý dự án) cung cấp thông tin chuyên nghiệp trong quản lý dự án, bao gồm chứng chỉ PMP (Project Management Professional) công nhận khả năng lãnh đạo dự án và cung cấp kết quả trong điều kiện hạn chế về ngân sách, tiến độ và nguồn lực. Theo "Hướng dẫn về Cơ quan Kiến thức Quản lý Dự án (Hướng dẫn PMBOK) của PMI", có năm nhóm quy trình tạo nên khung quản lý dự án để người quản lý dự án thực hiện dự án từ đầu đến cuối.
Bắt đầu quá trình
Đây là giai đoạn đầu tiên của một dự án - định nghĩa cơ bản của dự án, ủy quyền của dự án và đảm bảo rằng dự án phù hợp với nhu cầu kinh doanh trước khi bắt đầu lập kế hoạch chuyên sâu hơn.
Quy trình lập kế hoạch
Sau khi bắt đầu dự án, các quy trình lập kế hoạch bao gồm xác định mục tiêu, yêu cầu, nhân sự, ngân sách, phụ thuộc và phạm vi, cũng như tìm ra cách đạt được các mục tiêu đúng tiến độ, và với các nguồn lực và nhóm ngân sách. Người quản lý dự án phải xây dựng một kế hoạch truyền thông tốt cho nhóm dự án. Một phần quan trọng của vai trò là tìm ra sự đánh đổi giữa các mục tiêu dự án và cách các yếu tố khác nhau tương tác với nhau - ví dụ, thay đổi phạm vi có thể ảnh hưởng đến chi phí và tiến độ dự án. Một người quản lý dự án tốt quản lý các nhu cầu cạnh tranh theo kiểu tích hợp, với các ưu tiên sản phẩm luôn được ghi nhớ. Kế hoạch dự án được tạo ở giai đoạn này sẽ được thực hiện trong giai đoạn tiếp theo.
Quy trình thực hiện
Ở giai đoạn thực hiện quy trình, một người quản lý dự án điều phối nhóm, tài nguyên và truyền thông để thực hiện kế hoạch. Cô liên lạc thường xuyên với nhóm thực hiện kế hoạch và cũng nhận thức được bất kỳ sự phụ thuộc nào có nghĩa là một số phần của công việc phải được thực hiện trước tiên bởi một thành viên trong nhóm trước khi một thành viên khác trong nhóm có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ. Cô cũng đảm bảo đảm bảo chất lượng là một phần của việc thực hiện. Thông thường cần phải có một vài lần thực hiện để vượt qua sự đảm bảo chất lượng và khi dự án gần hoàn thành, cần phải có sự giám sát liên tục để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đã chỉ định.
Kiểm soát quá trình
Người quản lý dự án phải theo dõi tiến độ dự án theo định kỳ để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng - đặc biệt là phạm vi, tiến độ và chi phí. Nếu không, người quản lý dự án có trách nhiệm thực hiện hành động để duy trì kế hoạch dự án, ví dụ, có thể bao gồm giới hạn phạm vi nếu lịch trình và chi phí có nguy cơ vượt quá sự phân bổ theo kế hoạch của họ.
Quy trình kết thúc
Các quy trình kết thúc bao gồm việc chấp nhận chính thức hoàn thành dự án từ khách hàng, bộ phận hoặc giám đốc điều hành.
