Cách tổ chức và theo dõi nhiều nhiệm vụ thay đổi

Một nhiệm vụ là một đơn vị công việc. Phạm vi của một nhiệm vụ có thể bao gồm từ một vấn đề đòi hỏi lao động tối thiểu đến một yêu cầu lao động đáng kể liên quan đến một loạt các nhiệm vụ để hoàn thành nó. Nhiệm vụ thường liên quan đến các mục tiêu và mục tiêu cụ thể, giới hạn thời gian. Như vậy, tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ là rất quan trọng để đạt được mục tiêu và mục tiêu. Bằng cách cam kết thực hiện các nhiệm vụ trên giấy hoặc chương trình máy tính, bạn kiểm soát ngày của mình và cuối cùng là các mục tiêu và mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Những việc cần làm
Lịch

Đi qua danh sách nhiệm vụ của bạn và đặt một giá trị số cho mỗi mục dựa trên mức độ ưu tiên đo được của nó. Điều này ra lệnh cho hành động của bạn theo cách cung cấp cho bạn cơ hội tốt nhất để tạo ra tác động nhiều nhất trong suốt quá trình trong ngày. Ưu tiên các nhiệm vụ bằng cách quyết định tầm quan trọng của từng nhiệm vụ đối với mục tiêu và mục tiêu của bạn. Một số nhiệm vụ sẽ đi kèm với một cảm giác cấp bách tự nhiên, trong khi những nhiệm vụ khác có thể khiến bạn tạm dừng để đánh giá liệu chúng có bất kỳ tầm quan trọng thực sự nào không.

Ước tính thời gian cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ. Đặt phạm vi thời gian đặt phân bổ thời gian tối thiểu và tối đa để thực hiện từng nhiệm vụ. Lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ có thể ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên của nó trong ngày. Ví dụ, một công việc đơn giản mất năm phút để hoàn thành có thể được ưu tiên hơn một nhiệm vụ có tầm quan trọng tương đối cao hơn, đòi hỏi ba đến năm giờ để hoàn thành. Các nhiệm vụ đòi hỏi thời gian dài hơn để hoàn thành đương nhiên sẽ phải được sắp xếp trong một khoảng thời gian dài hơn.

Đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ. Thời hạn tập trung sự chú ý của bạn và khuyến khích sự tuân thủ của bạn. Một số nhiệm vụ sẽ có thời hạn được thiết lập bởi các bên bên ngoài, chẳng hạn như các nhiệm vụ được thiết lập bởi khách hàng hoặc các tổ chức bên ngoài. Các nhiệm vụ khác sẽ yêu cầu bạn thiết lập một thời hạn. Điều này sẽ được định hình bởi các yếu tố như lượng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và liệu lao động của người khác có được yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ hay không. Ngoài ra, khi ủy thác phân công nhiệm vụ, nó giúp phân phối các yêu cầu có thời hạn sớm hơn một chút so với thời hạn của bạn cho nhiệm vụ.

Lịch công việc. Điều này liên quan đến việc quyết định cách sắp xếp các nhiệm vụ và hoạt động trên lịch của bạn. Hãy xem xét mối quan hệ tự nhiên giữa các nhiệm vụ khi lên lịch cho chúng. Bạn sẽ đạt được hiệu quả cao nhất bằng cách kết hợp các nhiệm vụ tương tự lại với nhau - ví dụ: hoàn thành việc lập hóa đơn cho các dự án khác nhau tại một thời điểm. Ngoài ra, hãy xem xét các đỉnh năng lượng cá nhân của bạn trong suốt cả ngày khi lên lịch cho các nhiệm vụ. Nếu sức mạnh tinh thần của bạn đạt đến đỉnh điểm vào buổi sáng, hãy lên lịch cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý tối ưu về tinh thần trong thời gian đó. Nếu năng lượng của bạn giảm 3 p.m., đây có thể là thời điểm tốt nhất để sắp xếp các công việc đơn giản.

Được linh hoạt. Bạn có thể ưu tiên, đặt thời hạn và lên lịch các nhiệm vụ theo cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn, chỉ để nhận cuộc gọi từ một người có danh sách khẩn cấp của riêng bạn đòi hỏi thời gian và sự chú ý của bạn. Đừng để điều này làm hỏng nỗ lực của bạn. Kỹ thuật quản lý thời gian bao gồm bao thanh toán trong thời gian linh hoạt trong lịch trình hàng ngày của bạn. Ngoài ra, nếu là một lựa chọn khả thi, hãy thiết lập các khoảng thời gian nhất định là "thời gian không gián đoạn" cho các nhiệm vụ đòi hỏi mức độ tập trung cao.

Theo dõi và đánh dấu sự tiến bộ của bạn. Phát triển biểu đồ dòng chảy trực quan hoặc biểu đồ của danh sách nhiệm vụ của bạn sắp xếp các hoạt động. Phát triển biểu đồ luồng hoạt động riêng lẻ cho các nhiệm vụ chính bao gồm một loạt các nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ và nhiệm vụ, hãy gạch bỏ chúng khỏi danh sách của bạn. Vào cuối mỗi ngày và cuối mỗi tuần làm việc, hãy xem lại tiến trình của bạn và sắp xếp lại các nhiệm vụ của bạn với các danh sách và biểu đồ mới cho ngày mới và tuần mới.