Các thực tiễn tốt nhất cho một tổ chức thường được gọi là chính sách và thủ tục. Một chính sách là cơ sở bao trùm, bao quát cho một quyết định. Một thủ tục giải thích làm thế nào để làm một cái gì đó. Ví dụ, một chính sách sẽ đối xử với khách hàng một cách tôn trọng. Thủ tục tương ứng là chào khách hàng bằng tên và họ của họ. Đối với nhân viên mới và nhân viên hiện tại, các chính sách và quy trình thường trực tuyến giúp việc cập nhật và cập nhật dễ dàng hơn.
Xác định vai trò công việc chịu trách nhiệm duy trì các chính sách và thủ tục. Thông thường, trách nhiệm này là nhiệm vụ của một nhà phân tích chất lượng hoặc một nhà phân tích kinh doanh.
Xem lại chính sách hoặc thủ tục hiện tại để thay đổi. Nếu một trong hai cần phải thay đổi, sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn. Thay đổi tiêu đề chính sách / thủ tục và các điểm chính phù hợp. Đảm bảo rằng cả chính sách và thủ tục là thực tế.
Thực hiện thủ tục như được giải thích hoặc đưa cho nhân viên khác để thực hiện thủ tục. Nếu có bất kỳ bước hoặc giả định nào bị thiếu trong quy trình, hãy thêm các bước đó, làm rõ mọi giả định và thực hiện lại quy trình.
Kiểm toán các chính sách và thủ tục hai tháng một lần. Chọn các thủ tục được sử dụng thường xuyên và không thường xuyên.
Tư vấn cho các nhóm bị ảnh hưởng của các thay đổi chính sách / thủ tục.
Lời khuyên
-
Nếu có thể, hãy sử dụng ảnh chụp màn hình để cung cấp hình minh họa từng bước để hiển thị cách thực hiện một hành động. Khi một chính sách / thủ tục được cập nhật, bao gồm ngày sửa đổi. Ngày sửa đổi giúp mọi người được thông báo về các thay đổi và đảm bảo họ có phiên bản mới nhất.
Cảnh báo
Không sử dụng các từ viết tắt hoặc biệt ngữ mà không giải thích đầy đủ. Kiểm tra lại chính sách và thủ tục cho chính xác.
