Các tùy chọn phần mềm và viễn thông mới đã cách mạng hóa ngành dịch vụ khách hàng. Hiện tại có thể thuê ngoài dịch vụ khách hàng cho các công ty chuyên biệt có thể cung cấp dịch vụ qua điện thoại, e-mail, cửa sổ trò chuyện và thậm chí trong các trò chơi trực tuyến. Phần mềm dựa trên web có thể xử lý định tuyến cuộc gọi tinh vi, được tích hợp với cơ sở dữ liệu khách hàng. Vì điều này phần lớn loại bỏ nhu cầu về phần cứng lớn và đắt tiền, nên cũng có thể tạo ra một trung tâm cuộc gọi phân tán với các đại lý làm việc từ các địa điểm xa và thậm chí là nhà riêng của họ.
Có được tài chính. Chi phí đầu tư để thành lập một công ty dịch vụ khách hàng có thể rất khác nhau tùy thuộc vào việc bạn trực tiếp thuê nhân viên của mình và phải cung cấp lợi ích, bạn chi bao nhiêu cho việc tiếp thị để đảm bảo khách hàng đầu tiên của bạn và liệu bạn có văn phòng và thiết bị tập trung hay không. (Điều này có thể được yêu cầu cho các khách hàng có nhu cầu bảo mật cao.) Nhận khoản vay ngân hàng hoặc vốn đầu tư từ bạn bè, gia đình hoặc nhà đầu tư thiên thần, đảm bảo rằng bạn có đủ tiền để trang trải hoàn toàn chi phí cho đến khi doanh nghiệp của bạn đăng doanh thu và dòng tiền dương.
Mua hoặc cấp phép quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và gói phần mềm trung tâm cuộc gọi. Có các tùy chọn tích hợp, như được cung cấp bởi Salesforce.com, hoặc các hệ thống phần cứng và phần mềm tổng đài cao cấp hơn. (Xem Tài liệu tham khảo 3.) Phần mềm của bạn càng dễ sử dụng, nhân viên của bạn càng làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn.
Đảm bảo một hợp đồng từ một khách hàng. Khi bạn mới bắt đầu, bạn có thể nhắm mục tiêu các doanh nghiệp rất nhỏ, những người chỉ cần một hoặc hai đại lý dịch vụ khách hàng tại một thời điểm và bạn có thể cung cấp một mô hình giá hấp dẫn. Thiết lập một hợp đồng hàng quý hoặc hàng năm để đảm bảo doanh thu cho chính bạn.
Thuê và đào tạo đại lý dịch vụ khách hàng. Bạn sẽ cần đào tạo các đại lý về tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ khách hàng của công ty bạn, về việc sử dụng các gói phần mềm của bạn và trên các sản phẩm và dịch vụ cụ thể do khách hàng của bạn cung cấp. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần phải trả tiền cho các đại lý cho thời gian đào tạo này, và có thể cần phải sản xuất các tập sách, video và các tài liệu khác.
Đánh giá và nâng cấp dịch vụ của bạn. Giám sát cuộc gọi và đọc email của đại lý cho khách hàng là một phần cần thiết trong kiểm soát chất lượng cho công ty dịch vụ khách hàng của bạn. Bạn cũng nên khảo sát khách hàng rằng các đại lý của bạn đã phục vụ để xác định mức độ hài lòng của họ với chất lượng dịch vụ. Cuối cùng, bạn cũng nên theo dõi với khách hàng của mình để đảm bảo nhu cầu của họ được đáp ứng và họ hài lòng với dịch vụ của bạn. Không ngừng đào tạo, đánh giá và thúc đẩy nhân viên của bạn để có được kết quả cao liên tục.
