Về cơ bản nhất, một đề xuất bằng văn bản là một giao tiếp cố gắng thuyết phục người đọc. Nó làm điều này bằng cách cung cấp một cái gì đó có lợi để đổi lấy một cái gì đó đáp lại. Viết một đề xuất chiến thắng không chỉ đơn giản là vấn đề nội dung, nó còn là vấn đề về cấu trúc và quy trình. Nói cách khác, nếu bạn nói những điều chính xác theo đúng thứ tự thì bạn sẽ có một đề nghị chiến thắng trong tay.
Hãy suy nghĩ về bản tóm tắt điều hành của bạn. Điều này được nhiều người coi là phần quan trọng nhất của một đề xuất. Tóm tắt điều hành của bạn nên kể câu chuyện về đề xuất của bạn một cách cô đọng, dễ hiểu và nên được một giáo dân hiểu. Vì lý do này, một bản tóm tắt điều hành thường được viết sau cùng để không có yếu tố chính nào của đề xuất bị bỏ qua.
Khi nhận được đề xuất, nhiều người sẽ đưa ra quyết định về việc có đáng đọc hay không chỉ dựa trên những gì được nói trong bản tóm tắt điều hành, vì vậy đó là điều mà bạn nên suy nghĩ trong suốt phần còn lại của quá trình viết đề xuất.
Địa chỉ khách hàng và nhu cầu của họ trong suốt đề xuất của bạn. Điều này truyền tải một thông điệp về sự đồng cảm và cho thấy rằng ngoài việc đáp ứng nhu cầu kinh doanh của họ theo cách được mô tả trong đề xuất của bạn, bạn cũng rất muốn xây dựng mối quan hệ hợp tác với họ.
Lặp lại sự hiểu biết của bạn về yêu cầu của khách hàng để rõ ràng rằng giải pháp đề xuất của bạn sẽ đáp ứng các yêu cầu ban đầu.
Mô tả cách bạn sẽ đáp ứng yêu cầu của họ. Điều này nên được chi tiết hoặc mức độ cao là cần thiết.
Tóm tắt ngắn gọn kinh nghiệm của bạn, có liên quan đến cách bạn sẽ đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nếu bạn có những khách hàng trong quá khứ đã đồng ý sử dụng làm tài liệu tham khảo, hãy nêu họ là ai và bạn đã giúp họ đạt được mục tiêu như thế nào.
Chỉ vào nghiên cứu trước đây đã được thực hiện, bởi chính bạn hoặc bởi người khác và giải thích cách bạn sẽ sử dụng điều này để cung cấp cho các nhu cầu của khách hàng.
Đặt một số mốc quan trọng. Nêu các sản phẩm mà bạn dự định cung cấp cho khách hàng và bất kỳ mục tiêu cấp dịch vụ nào liên quan đến thời gian quay vòng.
Nêu giá của bạn để hoàn thành công việc được mô tả trong đề xuất. Chia điều này thành nhiều chi tiết nhất có thể, và nếu có thể, giải thích cách bạn đã đến với giá của mình. Ví dụ: nếu bạn tính tỷ lệ cố định cho mỗi từ được dịch (P) cho một loại dịch cụ thể và khách hàng đã tuyên bố rằng có một số lượng từ cụ thể cần dịch (Q) thì giải thích rằng giá của bạn bằng P nhân với Q.
Thiết lập lịch sạc xung quanh việc hoàn thành các mốc quan trọng của bạn. Ví dụ: bạn có thể nói rằng khách hàng sẽ trả 100% phí khi hoàn thành thành công tất cả các mốc hoặc có thể là 20% tổng giá khi hoàn thành mỗi cột mốc riêng lẻ (giả sử năm cột mốc).
Viết tóm tắt điều hành của bạn. Hãy nhớ rằng bản tóm tắt điều hành sẽ kể câu chuyện về ưu đãi của bạn về các vấn đề, ưu tiên và yêu cầu của khách hàng. Một bản tóm tắt điều hành hấp dẫn sẽ tập trung vào các mục tiêu của khách hàng và cách họ sẽ đạt được, chứ không phải vào các chi tiết của giải pháp.
