Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn cần khả năng mua vật tư bằng tín dụng. Cách duy nhất để làm điều này bao gồm gửi đơn đặt hàng cho biết ai phê duyệt giao dịch mua. Nếu không có lệnh mua, bạn có nguy cơ cắt giảm dòng tiền của mình hoặc tăng nợ vì bạn sẽ phải mua bằng tiền mặt hoặc tín dụng. Tạo một đơn đặt hàng cho phép bạn thanh toán trong vòng 90 ngày. Sự linh hoạt này giúp đảm bảo bạn ở lại trong kinh doanh.
Mở một tài liệu mới bằng phần mềm chỉnh sửa tài liệu ưa thích của bạn. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting hoặc Quickbook chứa các công cụ để tạo đơn đặt hàng. Nếu bạn muốn có tùy chọn miễn phí, Google Docs cho phép bạn sử dụng chương trình xử lý văn bản trực tuyến của họ và Open Office.org cung cấp các lựa chọn thay thế miễn phí cho các sản phẩm MS Office.
Nhập tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax và địa chỉ email của bạn ở góc trên bên trái của tài liệu. Nếu bạn có logo, hãy nhập nó và đặt nó ở bên trái tên và địa chỉ công ty của bạn. Trên dòng dưới cùng bên dưới thông tin địa chỉ của bạn, bao gồm số thuế bán hàng bán lẻ của bạn, để bạn có thể chất lượng để được miễn thuế bán hàng cho một số loại vật tư kinh doanh.
Tạo khoảng trắng cho số đơn đặt hàng mua bằng cách nhập "Đơn đặt hàng **** ____ "ở phần giữa trên của tài liệu. Khi bạn sử dụng đơn đặt hàng để mua hàng, hãy gán một số trong không gian này để nó trông giống như" Đơn đặt hàng 00012. Nếu bạn làm việc trong Quickbook hoặc Peach Tree, phần mềm sẽ tự động gán một số liên tiếp.
Tạo phần 'Ngày đến hạn' ở góc trên bên phải của tài liệu. Đặt phông chữ cho thông tin này thành 20 hoặc 22 điểm, để nhà cung cấp biết khi nào bạn sẽ cần giao hàng.
Tạo các cột riêng lẻ cho từng chi tiết của sản phẩm bạn muốn mua. Các cột phổ biến bao gồm ngày, số lượng, mô tả mặt hàng và giá sản phẩm. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp yêu cầu thông tin bổ sung như số UPC hoặc số danh mục. Tạo ba cột 'linh tinh' để chứa các số nhận dạng sản phẩm duy nhất.
Tạo một tổng số phụ, thuế và tổng không gian bên dưới các cột có tổng số tiền mua.
Tạo phần 'Hướng dẫn giao hàng' ở gần cuối trang sẽ bao gồm không gian cho địa chỉ giao hàng (nếu khác với địa chỉ công ty) và hướng dẫn đặc biệt về nơi tài xế giao hàng nên lấy sản phẩm.
Tạo một dòng chữ ký cho chữ ký của người ký được ủy quyền. Bạn có thể yêu cầu người ký mỗi đơn đặt hàng, nhưng nhiều chương trình xử lý văn bản sẽ cho phép bạn nhập chữ ký đồ họa và đặt nó vào tài liệu.
Ở dưới cùng của biểu mẫu, nêu các điều khoản mua hàng như chấp nhận giao hàng, hàng hóa bị hư hỏng, yêu cầu hóa đơn và điều khoản thanh toán.
