Khi doanh nghiệp của bạn được mời trả lời yêu cầu đề xuất, một khách hàng tiềm năng sẽ mời bạn gửi phản hồi chính thức cho biết bạn sẽ thực hiện hợp đồng như thế nào. Mặc dù các nhà thầu tiềm năng thường không bắt buộc phải từ chối chính thức những lời mời như vậy, bạn nên luôn truyền đạt ý định của mình bằng văn bản cũng như thông qua các kênh không chính thức.
Trả giá hay không đấu thầu
Trước khi một công ty quyết định từ chối RFP, đánh giá nội bộ về RFP là một bước thận trọng. Lý do nội bộ thực tế để từ chối bao gồm giá dự án, lập kế hoạch và thiếu chuyên môn về các dịch vụ hoặc sản phẩm được yêu cầu. Tuy nhiên, công ty của bạn, những lý do bên ngoài để từ chối nên được nêu rõ về mặt ngoại giao - không bao giờ có thể bỏ qua mối quan hệ kinh doanh trong tương lai.
Các phản hồi chính thức và không chính thức
Mỗi quy trình RFP có thể có các yêu cầu riêng về cách từ chối chính thức đệ trình đề xuất. Ví dụ: một số RFP bao gồm một ngày không có giá thầu cụ thể - trong những trường hợp như vậy, bạn nên cố gắng hết sức để truyền đạt ý định từ chối tham gia vào quy trình đề xuất vào ngày được quy định trong RFP. Đây là một bước đặc biệt quan trọng để xử lý đúng nếu ban đầu bạn yêu cầu công ty của bạn được đưa vào quy trình RFP.
RFP nên chứa một danh sách các cá nhân mà bạn nên liên hệ về việc từ chối RFP và bạn nên thông báo cho một hoặc nhiều người trong số họ qua thư. Các phương thức liên lạc không chính thức như điện thoại và email cũng được khuyến khích. Để tăng cường cơ hội kinh doanh trong tương lai, bạn nên cố gắng nói không một cách duyên dáng - đôi khi được gọi là nói không có nhiệm vụ trong khi nói rằng Đây là một cách tiếp cận thông minh để thực hiện khi bạn đang từ chối RFP.
