Các điều khoản của dự án có chi phí và các dự án ngân sách và các khu vực khác thường được đưa ra một cách lỏng lẻo trong các giai đoạn lập kế hoạch dự án. Trong khi một số người tin rằng hai thuật ngữ có thể thay thế cho nhau, những người khác biết rằng có sự khác biệt giữa hai điều khoản. Điều quan trọng là người quản lý dự án phải hiểu ý nghĩa của các thuật ngữ này và biết cách sử dụng chúng đúng cách để tránh mọi nhầm lẫn khi quản lý dự án và trao đổi với giám đốc điều hành công ty về tiến trình của nó.
Ngân sách dự án
Thuật ngữ ngân sách dự án có nghĩa là, đề cập đến một ngân sách cho biết số tiền đưa ra cho dự án sẽ được chi tiêu như thế nào. Nó phá vỡ các chi tiết tài chính về các chi phí và mua hàng cần thiết để làm cho dự án thành công. Ngân sách sẽ hiển thị tiền lương của nhân viên, mua máy móc, vật tư, công cụ và tiền thuê cho các địa điểm văn phòng tạm thời, ví dụ. Nói cách khác, người quản lý dự án sẽ có thể tính toán cho từng đồng xu chi tiêu cho dự án.
Chi phí dự án
Thuật ngữ chi phí dự án trực tuyến, đề cập đến tổng số tiền mà dự án đang đề cập sẽ khiến công ty phải trả giá. Các giám đốc điều hành sử dụng con số này để thực hiện các thay đổi trong công ty về các ngân sách khác, chẳng hạn như ngân sách hoạt động, ngân sách chính và ngân sách chi phí để nhường chỗ cho dự án đang được đề cập. Tổng chi phí dự án được tính bằng cách cộng tổng chi phí trong ngân sách dự án, vì vậy các chủ doanh nghiệp biết phải bỏ ra bao nhiêu.
Phát triển và thay đổi dự án
Kế hoạch chi phí tổng thể của dự án bị ảnh hưởng nếu ngân sách dự án được điều chỉnh trong quá trình phát triển và thực hiện dự án. Ví dụ, dự án có thể bị ảnh hưởng bởi các tình huống không lường trước như điều kiện thời tiết xấu hoặc thiếu lực lượng lao động trong lĩnh vực này. Ngân sách có thể thay đổi nếu máy móc bị hỏng và cần được thay thế. Nếu ngân sách thay đổi sau khi được phê duyệt, kế hoạch chi phí tổng thể của dự án cũng được điều chỉnh.
Sử dụng chi phí và ngân sách
Giám đốc điều hành công ty sẽ giữ chi phí dự án ban đầu và chi phí dự án cuối cùng cho kế hoạch trong tương lai. Sự khác biệt về chi phí sẽ cho thấy nơi quy hoạch có sai sót, có lợi cho các dự án trong tương lai. Nó cũng hữu ích về mặt quản lý rủi ro và các biện pháp phòng ngừa, vì vậy ngân sách có thể chính xác hơn cho các dự án hoặc nhiệm vụ trong tương lai.
