Bất chấp sự phổ biến của Internet, các doanh nghiệp và cá nhân vẫn phụ thuộc vào máy fax để truyền các tài liệu viết tay, ký tên và các tài liệu phi điện tử từ địa điểm này sang địa điểm khác. Một bản fax có thể được gửi từ hầu hết mọi nơi, thông qua Internet hoặc sử dụng máy fax truyền thống. Tuy nhiên, để nhận fax, bạn sẽ muốn có một số fax chuyên dụng.
Xác định loại số fax phù hợp với bạn
Nhờ rất nhiều dịch vụ fax Internet, việc nhận fax hiện rơi vào một trong ba phương thức chính: nhận trên máy fax vật lý, nhận qua Internet hoặc nhận qua thư thoại. Nếu bạn dự định nhận fax qua thư thoại hiện tại, bạn không cần một số fax riêng vì thư thoại của bạn sẽ tự động phát hiện các cuộc gọi fax đến.
Quyết định nếu fax trực tuyến là phù hợp với bạn. Fax trực tuyến có một lợi thế khác biệt so với máy fax vật lý: bạn có thể nhận fax của mình mọi lúc và mọi nơi trên thế giới. Ngoài ra, nhiều dịch vụ fax trực tuyến cung cấp lưu trữ cho phép bạn giữ các bản fax nhận được được lưu trữ gọn gàng. Tuy nhiên, không giống như máy fax, bạn thường không thể gửi fax từ dịch vụ trực tuyến mà không chuyển đổi tài liệu thành hình ảnh trên máy tính trước. Nếu bạn không cần gửi fax thường xuyên và muốn nhận chúng bằng điện tử, vui lòng thực hiện theo Phần hai để biết các bước để nhận số fax trực tuyến.
Quyết định xem máy fax có phù hợp với bạn không. Có một máy fax vật lý trong nhà hoặc văn phòng của bạn có thể khá thuận tiện, đặc biệt nếu bạn gửi fax thường xuyên. Máy fax vật lý của bạn có thể in các bản fax đến để bạn có một bản sao thực của những gì bạn đã nhận được, khiến chúng trở nên lý tưởng để lưu giữ hồ sơ và các tài liệu quan trọng. Tuy nhiên, không giống như một dịch vụ trực tuyến, máy fax có thể yêu cầu bảo dưỡng thường xuyên và nạp mực hoặc mực định kỳ. Nếu bạn có máy fax vật lý và cần một dòng fax mới, vui lòng thực hiện theo Phần ba để biết các bước để nhận số fax cho máy fax thực của bạn.
Dịch vụ fax trực tuyến
Xác định loại dịch vụ fax trực tuyến phù hợp với bạn. Nhận fax trực tuyến giờ đây dễ dàng hơn bao giờ hết, với rất nhiều dịch vụ fax trực tuyến cạnh tranh cho doanh nghiệp. Mặc dù nhiều dịch vụ tính một số tiền nhỏ để giữ lại số fax trong một khoảng thời gian, nhiều dịch vụ theo yêu cầu cho phép sử dụng miễn phí một số và biên lai fax không giới hạn. Nếu bạn chỉ muốn nhận một vài bản fax trong một khoảng thời gian ngắn, dịch vụ fax miễn phí sẽ ổn, mặc dù số fax mới của bạn có thể ở mã vùng khác với điện thoại thoại của bạn. Nếu bạn muốn duy trì một đường dây fax trực tuyến chuyên nghiệp, dài hạn với số địa phương, bạn có thể muốn theo đuổi một dịch vụ trả phí để đảm bảo sự ổn định.
Nhận số fax miễn phí. Nếu bạn quyết định đăng ký số fax miễn phí, dịch vụ này có sẵn từ nhiều nhà cung cấp khác nhau như FaxDigits.com. Để đăng ký tài khoản miễn phí, chỉ cần truy cập www.FaxDigits.com và nhấp vào "Đăng ký dịch vụ miễn phí". Sau khi hoàn thành một số thông tin cơ bản như tên và địa chỉ của bạn, dịch vụ sẽ gửi số mới, số miễn phí của bạn trực tiếp vào hộp thư điện tử của bạn.
Nhận một số fax trả tiền. Đối với các giải pháp dài hạn, các dịch vụ fax trực tuyến phải trả tiền như eFax đều phổ biến và ổn định. Để có được số điện thoại phải trả tiền, chỉ cần truy cập www.EFax.com, nhấp vào "Số fax", nhập mã ZIP của bạn và nhấp vào "Đi". Nếu bạn đang ở trong một khu vực đô thị lớn, trang web sẽ yêu cầu bạn chọn mã vùng; nếu không, bạn sẽ được nhắc về một số thông tin nhận dạng cơ bản. Sau khi hoàn thành thông tin này (và, tất nhiên, cung cấp số thẻ tín dụng thanh toán của bạn), hệ thống sẽ gửi số fax địa phương mới của bạn vào hộp thư điện tử của bạn.
Đối với máy fax vật lý
Để gửi và nhận fax, máy fax của bạn sẽ cần được kết nối với mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Để có được kết nối này và số fax của bạn, bạn sẽ cần phải có một đường dây được cài đặt bởi nhà cung cấp dịch vụ điện thoại địa phương của bạn.
Liên hệ với công ty điện thoại của bạn. Các công ty điện thoại địa phương khác nhau có các phương pháp khác nhau để liên hệ với họ. Ở nhiều địa phương, công ty có thể nhanh chóng và dễ dàng tiếp cận bằng cách quay số "6-1-1" từ điện thoại cố định của bạn. Các công ty khác, chẳng hạn như EMebarQ và VoIP cung cấp Vonage, yêu cầu quay số miễn phí để đến văn phòng kinh doanh của họ. Nếu quay số 611 từ điện thoại của bạn không kết nối bạn với văn phòng kinh doanh của công ty điện thoại địa phương, bạn có thể tìm thấy số trong danh bạ điện thoại địa phương.
Yêu cầu dịch vụ mới. Khi bạn liên hệ với đại diện với công ty điện thoại địa phương, bạn sẽ muốn yêu cầu một đường dây điện thoại mới cho máy fax của mình. Nếu tài khoản của bạn với nhà cung cấp điện thoại là tài khoản doanh nghiệp, bạn có thể được yêu cầu cung cấp một số thông tin tài khoản để xác minh rằng bạn được ủy quyền đặt hàng thay mặt cho công ty của bạn. Nếu bạn đang cài đặt một đường dây fax trong nhà, bạn có thể được hỏi một số câu hỏi xác minh cá nhân để đảm bảo bạn thực sự là người bạn nói. Trong khi quá trình này có thể có vẻ bực bội, hãy nhớ rằng những đại diện đang ở trong một trung tâm cuộc gọi, đôi khi hàng trăm dặm, và không thể chất nhìn thấy bạn hoặc biết bạn là ai.
Chỉ yêu cầu dịch vụ fax. Khi đại diện công ty điện thoại đã xác minh danh tính của bạn, cô ấy có thể cố gắng đề xuất các tính năng bổ sung cho dòng mới của bạn. Nhiều đại diện của công ty điện thoại đang ở hạn ngạch bán hàng và sẽ liên tục cố gắng "bán lại" các dịch vụ trên đường dây fax mới của bạn. Vì hầu hết các dịch vụ này không được máy fax của bạn nhận ra và trên thực tế, có thể làm gián đoạn quá trình truyền fax của bạn, hãy chắc chắn rằng người đại diện biết rằng bạn sẽ sử dụng đường dây cho máy fax và không yêu cầu bất kỳ dịch vụ bổ sung nào.
Nhận số fax của bạn. Khi người đại diện nhận đơn đặt hàng của bạn, cô ấy sẽ cung cấp cho bạn số fax mới mà bạn có thể thêm vào danh thiếp, tài liệu tiếp thị hoặc các tài liệu khác. Vì công ty điện thoại phải kết nối thực tế đường dây, có thể mất vài ngày trước khi dịch vụ của bạn được kích hoạt đầy đủ và sẵn sàng để sử dụng.
Lời khuyên
-
Nhận fax của bạn trên máy fax vật lý có cả ưu điểm và nhược điểm khi so sánh với việc nhận fax trực tuyến. Trong khi kết nối máy fax vật lý với mạng điện thoại, đảm bảo bạn sẽ nhận được các bản fax của mình qua một dòng fax dài hạn đã được thiết lập và có thể gửi fax qua cùng một dòng, điều đó cũng có nghĩa là bạn không thể truy xuất fax trực tuyến nếu, chẳng hạn, bạn đang ở xa nhà hoặc văn phòng của bạn. Dịch vụ fax trực tuyến cũng có thể cho phép bạn giữ lại các bản fax đã nhận một cách gọn gàng mà không phải lo lắng về các bản sao thực. Trước khi đăng ký dịch vụ fax, bạn nên đánh giá cẩn thận tùy chọn fax nào phù hợp với mình. Một số người thậm chí chọn có cả máy fax vật lý và dịch vụ trực tuyến.
