Khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể thường xuyên làm nhiệm vụ đó. Từ tài chính đến nhân lực đến tiếp thị, bạn có thể đội nhiều mũ. Điều này có thể là thách thức khi bạn không có kinh nghiệm cụ thể trong các lĩnh vực này. May mắn thay, nhiều nhiệm vụ tài chính có thể được tự học với sự trợ giúp của các tài nguyên được tìm thấy trực tuyến hoặc thông qua các hội đồng doanh nghiệp nhỏ địa phương. Một trong những điều quan trọng nhất của những nhiệm vụ này là thiết lập ngân sách và xác định chi phí cố định tùy ý và cam kết.
Kế hoạch ngân sách và kinh doanh
Ngân sách là một khía cạnh quan trọng của việc điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Để đủ điều kiện vay hoặc nhận được sự chấp thuận từ ban giám đốc, bạn có thể sẽ cần một ngân sách và kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch đóng vai trò là lộ trình tài chính cho công ty của bạn trong những năm tới. Ngay cả khi bạn tự làm chủ như một chủ sở hữu duy nhất, hãy thiết kế một kế hoạch kinh doanh để bạn có một ý tưởng tốt về nơi tiền của bạn sẽ đi trong tương lai. Bạn cũng có thể cần một kế hoạch kinh doanh nếu bạn nộp đơn cho một số chỉ định kinh doanh hợp pháp, chẳng hạn như một công ty yêu cầu một ban giám đốc hoặc cho các mục đích bảo hiểm.
Hầu hết các kế hoạch kinh doanh đều chứa chi phí mà bạn có thể kiểm soát và chi phí mà bạn có thể. Các chi phí này được gọi là chi phí cố định tùy ý và chi phí cố định tương ứng. Theo nhiều cách, những điều này tương tự với mong muốn và nhu cầu mà bạn có thể quen thuộc trong ngân sách cá nhân của riêng bạn. Tuy nhiên, cả hai đều được coi là cố định ở một mức độ nhất định, trong khi mong muốn cá nhân của bạn, như đi xem phim, linh hoạt hơn nhiều. Một ý nghĩa tốt cho các mục trong ngân sách doanh nghiệp của bạn là cố định và có thể thay đổi sẽ giúp xác định lợi nhuận của kế hoạch kinh doanh của bạn.
Chi phí cố định tùy ý là gì?
Một chi phí cố định tùy ý là một chi phí cần thiết chỉ trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc một tài sản đôi khi là một chi phí không cần thiết, nhưng lại cần thiết vào những thời điểm khác. Trong hầu hết các trường hợp, chi phí cố định tùy ý có thể được loại bỏ hoặc giảm dễ dàng hơn so với chi phí cố định đã cam kết. Ngoài ra, họ có ít ảnh hưởng đến lợi nhuận của một công ty nếu họ bị cắt giảm hoặc giảm bớt.
Các chi phí thuộc danh mục này không phải là những chi phí có thể được loại bỏ vĩnh viễn. Thay vào đó, chúng thường là các chi phí tạm thời được giảm hoặc dành riêng để giúp đỡ với lợi nhuận ngắn hạn. Tuy nhiên, theo thời gian, việc loại bỏ chi phí cố định tùy ý có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách khác nhau, từ giảm tiếp xúc thương hiệu đến nhân viên bị ràng buộc đến giảm kết quả nghiên cứu và phát triển. Công ty của bạn nên luôn luôn chừa chỗ trong ngân sách cho các chi phí cố định tùy ý vì lý do này.
Chi phí cố định được cam kết là gì?
Chi phí cố định cam kết là những chi phí mà bạn không thể loại bỏ khỏi ngân sách của mình. Chúng là những chi tiêu cần thiết, vì bạn cần hàng hóa hoặc dịch vụ hỗ trợ những chi phí này để điều hành doanh nghiệp. Ví dụ, một công ty sản xuất áo phông cần có một nhà máy và vải trước khi nó có thể bắt đầu sản xuất bất kỳ chiếc áo nào. Một doanh nghiệp cung cấp bất kỳ loại dịch vụ nào thường cần một văn phòng để cho phép các cuộc họp của khách hàng và một nơi để nhân viên làm việc.
Thời gian cam kết cho các chi phí cố định đã cam kết có xu hướng dài hơn nhiều so với chi phí tùy ý. Ví dụ, hợp đồng thuê tòa nhà văn phòng của bạn rất có thể sẽ có hiệu lực trong một số năm. Quyết định chấm dứt thỏa thuận có tính chất này thường dẫn đến mất thu nhập do hình phạt. Nó thường là trường hợp mà ngay cả khi bạn muốn loại bỏ chi phí trong danh mục này, nó có thể không khả thi về mặt tài chính để làm điều đó.
Ngoài ra, bản chất kinh doanh của bạn có thể sẽ gây khó khăn cho việc thay đổi chi phí cố định đã cam kết của bạn sau khi chúng được thành lập. Nếu bạn sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ tại một địa điểm nhất định, bạn thường không thể đóng cửa hàng và di dời mà không bị tổn thất tài chính đáng kể. Một nhà hàng, ví dụ, phải được đặt trong một cơ sở với nhà bếp thương mại và không gian ăn uống để hoạt động hợp pháp. Việc di dời sẽ yêu cầu một doanh nghiệp dừng lại và sau đó khởi động lại một lần nữa khi một cơ sở mới được tìm thấy.
Do những khó khăn liên quan đến việc thay đổi bất kỳ khía cạnh nào của chi phí cố định đã cam kết, nên tốt nhất là xem xét các quyết định này một cách cẩn thận. Tham khảo ý kiến luật sư, cố vấn tài chính, ban giám đốc và phòng thương mại khu vực là khôn ngoan trước khi đưa ra các cam kết dài hạn.
Ví dụ chi phí cố định tùy ý
Vì chi phí cố định tùy ý được định nghĩa là chi phí giảm và chảy trong thời gian dài, nên chúng có thể thay đổi rộng rãi dựa trên loại hình doanh nghiệp bạn hoạt động. Một số loại chi phí phổ biến thuộc danh mục này bao gồm các chiến dịch quảng cáo, đào tạo nhân viên, quan hệ nhà đầu tư, quan hệ công chúng và nghiên cứu, kiểm soát chất lượng, bảo trì và nỗ lực phát triển kinh doanh. Các ví dụ khác về chi phí cố định đã cam kết bao gồm phí bảo trì trang web, chi phí bảo hiểm, thanh toán các khoản vay kinh doanh hoặc trả góp trên bất kỳ loại tài sản kinh doanh nào.
Như bạn có thể tưởng tượng, việc cắt giảm trong các chiến dịch quảng cáo ngắn hạn có thể có rất ít tác động đến tỷ suất lợi nhuận của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn cắt giảm hoàn toàn ngân sách quảng cáo, công ty của bạn có thể sẽ thấy tỷ suất lợi nhuận giảm theo thời gian. Tương tự, việc tạm thời giảm tiền dành cho kiểm soát chất lượng có thể là một lựa chọn tốt trong một khoảng thời gian ngắn hơn. Tuy nhiên, trong một kế hoạch tài chính dài hạn, việc loại bỏ bất kỳ quy trình kiểm soát chất lượng nào gần như chắc chắn sẽ có tác động bất lợi đến uy tín của doanh nghiệp bạn và cuối cùng là lợi nhuận.
Ví dụ chi phí cố định cam kết
Vì các chi phí cố định đã cam kết là những chi phí không thể loại bỏ khỏi dòng dưới cùng của công ty, nên chúng thường là các mặt hàng có vé lớn hơn. Chúng có thể bao gồm cho thuê trên không gian văn phòng, mua một máy cần thiết cho hoạt động thanh toán kinh doanh hoặc tiện ích của bạn. Tất cả các chi phí này là cần thiết cho chức năng hoạt động liên tục, và do đó không thể được loại bỏ. Trong hầu hết các trường hợp, cũng không thể giảm các chi phí này theo bất kỳ cách có ý nghĩa nào.
Khi xem xét các chi phí cố định, điều quan trọng là phải bao gồm bất kỳ khoản phí hoặc chi phí bổ sung nào cuối cùng sẽ đến do mua hàng ban đầu của bạn. Chẳng hạn, nếu bạn mua một tòa nhà văn phòng với giá 100.000 đô la, nhưng phải trả một khoản phí bảo trì hàng tháng là 250 đô la cho công viên điều hành, bạn cũng cần bao gồm chi phí sau này như một phần của ngân sách chi phí cố định đã cam kết. Tương tự, nếu nhà hàng của bạn mở ở một địa điểm mới, bảo hiểm trách nhiệm thương mại bạn sẽ cần cho mặt tiền cửa hàng thực tế đó phải được coi là một chi phí cố định. Tất cả các chi phí liên quan có thể phát sinh do chi phí cố định cần phải được xem xét.
Sự khác biệt giữa chi phí cố định cam kết và chi phí chìm là gì?
Mặc dù có một số điểm tương đồng giữa chi phí cố định đã cam kết và chi phí chìm, các điều khoản không thể thay thế cho nhau. (Lưu ý rằng chi phí chìm cũng có thể được gọi là chi phí bị mắc kẹt.) Trong khi đó, chi phí cố định cam kết là chi phí không thể loại bỏ khỏi ngân sách của bạn và vẫn cho phép bạn điều hành doanh nghiệp của mình, chi phí chìm là không thể đã phục hồi bằng bất cứ cách nào sau khi được trả tiền.
Một ví dụ về chi phí chìm là một chiến dịch quảng cáo cho một dịch vụ mới. Ví dụ, giả sử rằng lãnh đạo công ty của bạn nghĩ rằng một đề nghị được đề xuất cho thấy lời hứa to lớn và 50.000 đô la đã được phân bổ cho quảng cáo cho khách hàng mục tiêu. Tuy nhiên, một khi chiến dịch đã hoàn thành, không có chuyển động nào từ khách hàng mới hoặc khách hàng hiện tại chấp nhận dịch vụ. Đội ngũ bán hàng không thể thuyết phục khách hàng đăng nhập và dịch vụ này đã bị loại khỏi danh sách dịch vụ. Do sự ra mắt thất bại của nó, 50.000 đô la chi cho quảng cáo sẽ được coi là một chi phí chìm. Tiền trong ví dụ này đã được sử dụng và không thể lấy lại được.
Ngược lại, một chi phí cố định được cam kết sẽ là nếu bạn đã đề xuất cùng một dịch vụ mới và nhiều khách hàng quan tâm; đội ngũ bán hàng đã có thể sắp xếp nhiều hợp đồng đã ký dựa trên dịch vụ mới. Tuy nhiên, để cung cấp các sản phẩm được giao như đã hứa, phải mua một bộ máy 50.000 đô la. Trong trường hợp này, máy sẽ được coi là một chi phí cố định đã cam kết, bởi vì công ty của bạn hoàn toàn phải có nó để tiếp tục kinh doanh mà nó đã cam kết.
Làm thế nào để tài khoản cho tùy ý Vs. Chi phí cố định cam kết
Nếu phần mềm tài chính của công ty bạn cung cấp cho bạn cơ hội để phân biệt chi phí cố định và chi phí cố định, thì đây là một cách tuyệt vời để tách hai và giữ ngân sách của bạn theo dõi. Nếu bạn không sử dụng chương trình có khả năng này, bạn có thể thiết lập một danh mục ngân sách riêng của riêng bạn, vốn chỉ được sử dụng cho chi phí tùy ý. Xem xét chi tiêu trong quá khứ trong mỗi danh mục khi tạo ngân sách mới. Tìm kiếm những lĩnh vực mà bạn có thể cắt giảm chi phí tùy ý, nhưng hãy thực tế. Ngân sách một số tiền cho phép một số phòng ngọ nguậy đi về phía trước. Không bao giờ ngân sách chính xác những gì bạn đã sử dụng trong quá khứ, vì điều này có thể dẫn đến việc giảm chi phí tùy ý xuống dòng nếu các khoản tiền cần thiết chỉ đơn giản là có sẵn. Theo thời gian, những cắt giảm này có thể làm tổn thương doanh nghiệp của bạn.
Khi nói đến chi phí cố định đã cam kết, việc lập ngân sách có thể dễ dàng hơn một chút. Bạn đã biết bạn sẽ chi bao nhiêu tiền trong một số danh mục nhất định mỗi tháng bởi vì đó là bản chất của một cam kết tài chính như vậy. Tuy nhiên, bao gồm một chút tiền ở trên và vượt quá chi phí cố định như một kịch bản chỉ trong trường hợp.
Hãy chắc chắn để ghi lại tất cả các chi phí duy nhất bạn có, cho dù nhỏ. Đây là cách duy nhất để đảm bảo tính chính xác trong cập nhật kế hoạch kinh doanh và ngân sách trong tương lai. Bạn cần phải biết phân bổ bao nhiêu cho các chi phí cố định và cam kết cố định, vì vậy hãy phân loại những gì bạn chi tiêu bây giờ để có thời gian dễ dàng hơn trong tương lai. Giữ chi phí cố định đã cam kết của bạn ở mức thấp nhất có thể và tránh xa mọi chi phí cố định không cần thiết là một cách chắc chắn để giữ cho chi tiêu của bạn thấp và ngân sách của bạn đi đúng hướng.
Đã sửa lỗi Vs. Chi phí biến đổi
Khi tạo ngân sách hoặc kế hoạch kinh doanh, nó cũng rất quan trọng để xem xét chi phí cố định so với chi phí biến đổi. Chi phí biến đổi khác với chi phí cố định và chi phí cố định ở chỗ chúng thường thay đổi hàng tháng. Chẳng hạn, nếu công ty của bạn sử dụng quảng cáo trên phương tiện truyền thông xã hội và trả tiền cho mỗi lần nhấp, bạn có thể thấy rằng trong một số tháng bạn chi 100 đô la, trong khi bạn bị tính phí hơn 1.000 đô la ở những người khác. Chi phí này hoàn toàn phụ thuộc vào hiệu quả của quảng cáo và vào số lượng người chọn nhấp vào quảng cáo.
Một số chi phí có thể cố định hoặc thay đổi, tùy thuộc vào cách bạn cấu trúc doanh nghiệp của mình. Chẳng hạn, số tiền bạn nợ trong bảng lương mỗi tháng có thể là một khoản chi phí cố định nếu nhân viên của bạn được trả lương và trả cùng số tiền đó bất kể họ làm việc bao nhiêu giờ. Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn bao gồm nhân viên bán hàng dựa trên hoa hồng hoặc nhân viên làm việc theo giờ, chi tiêu tiền lương hàng tháng có thể sẽ thay đổi. Trong những trường hợp như thế này, thật khôn ngoan khi dành ra một khoản tiền để tính toán cho các đợt tăng giá mà bạn có thể mong đợi.
