Một báo cáo dự án truyền đạt trạng thái của một dự án đang diễn ra trong một tổ chức phi lợi nhuận. Thông thường báo cáo sẽ chứa thông tin cụ thể về ngân sách, các mốc đã hoàn thành và bất kỳ vấn đề nào phát sinh kể từ khi bắt đầu dự án. Khi viết báo cáo dự án, hãy làm theo định dạng cơ bản, nhưng hãy thoải mái thêm hoặc xóa các phần cho phù hợp với tổ chức và mục tiêu cụ thể của bạn.
Tạo vấn đề trước cho báo cáo. Tạo một trang bìa gọn gàng chứa tên dự án, ngày báo cáo và tên của người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm. Nếu báo cáo của bạn dài hơn năm trang, hãy xem xét thêm một mục lục để dễ định vị thông tin.
Để bắt đầu báo cáo dự án, hãy viết một phần tổng quan giải thích cho người đọc trạng thái cơ bản của dự án và cách nó sẽ tác động đến phi lợi nhuận của bạn. Giữ phần này thành một trang hoặc ít hơn và viết với mục tiêu cung cấp một lời giải thích quy mô lớn về tiến trình mà nhóm của bạn đã thực hiện trong dự án. Sau khi đọc tổng quan, người đánh giá cần có hiểu biết cơ bản về phạm vi dự án, tình trạng hiện tại, những việc còn lại phải làm và bất kỳ vấn đề nào bạn muốn gặp phải.
Viết một bản cập nhật về các mốc bạn đã hoàn thành cho đến nay. Trong phần này, giải thích từng mục tiêu dự án đã hoàn thành và cho độc giả biết liệu nó có đúng hạn hay không. Bao gồm bất kỳ tác động tích cực hoặc lợi ích bất ngờ của một cột mốc. Ví dụ: nếu bạn đã hoàn thành mục tiêu trước một tuần so với kế hoạch, hãy giải thích cách điều này sẽ tăng tốc sản phẩm cuối cùng hoặc tiết kiệm tiền cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
Thông báo cho độc giả về tình trạng của ngân sách dự án. Đối với một tổ chức phi lợi nhuận, ngân sách thường là mối quan tâm lớn nhất. Trong phần ngân sách, hãy tạo phân tích ngân sách theo từng dòng giải thích những gì bạn đã chi tiêu và những gì còn lại để chi tiêu. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, hãy đưa ra lời giải thích và các bước bạn sẽ thực hiện để tạo ra sự khác biệt.
Cung cấp một lời giải thích cho bất kỳ sự chậm trễ hoặc vấn đề. Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn gặp phải các sự cố không mong muốn trong quá trình thực hiện dự án, hãy chắc chắn bao gồm một phần mô tả chi tiết vấn đề. Để trấn an các thành viên hội đồng quản trị và khách hàng, bao gồm các bước cụ thể mà bạn sẽ thực hiện để khắc phục hoặc ngăn chặn sự cố.
Giải thích các bước tiếp theo. Trong một phác thảo ngắn gọn, cho độc giả biết những gì xảy ra tiếp theo trong một dự án. Nếu bạn sẽ cần thêm nhân viên hoặc thông tin, hãy liệt kê từng mục. Thông tin này rất quan trọng cho một tổ chức phi lợi nhuận với nguồn lực hạn chế. Đóng trên một lưu ý tích cực, nếu có thể, bằng cách bày tỏ sự tin tưởng rằng dự án sẽ được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách.
