Tín dụng là trung tâm của các giao dịch kinh doanh. Doanh nghiệp mở rộng tín dụng cho khách hàng và mua hàng bằng tín dụng. Tuy nhiên, đôi khi khách hàng bị tụt hậu trong các khoản thanh toán của họ và các công ty thấy mình mắc nợ không được kiểm soát, điều này làm giảm dòng tiền. Chính sách tín dụng cập nhật giúp công ty chủ động quản lý hóa đơn chưa thanh toán. Các thành phần chính của chính sách tín dụng là mục tiêu và trách nhiệm, phân tích và thu thập tín dụng.
Mục tiêu và trách nhiệm
Mục tiêu của chính sách tín dụng là giảm số tiền hóa đơn chưa thanh toán và chi phí nợ xấu. Các công ty có thể đặt các số liệu hiệu suất khác nhau, chẳng hạn như số ngày trung bình của tài khoản bị quá hạn và tổng giá trị đô la của hóa đơn chưa thanh toán. Ví dụ: một công ty có thể đặt giới hạn về số ngày tối đa mà tài khoản có thể vẫn còn quá hạn trước khi công ty xóa sổ và xóa các đặc quyền tín dụng của khách hàng. Đặt trách nhiệm tổ chức cũng rất quan trọng vì nó thiết lập chuỗi trách nhiệm và tránh sự trùng lặp và nhầm lẫn. Ví dụ: người quản lý cửa hàng bán lẻ của một công ty có thể có thẩm quyền phê duyệt giới hạn tín dụng lên tới 500 đô la, nhưng bộ phận tài chính doanh nghiệp sẽ phải xem xét các đơn xin tín dụng với số tiền cao hơn.
Phân tích
Mục đích của phân tích tín dụng là để phân biệt giữa những khách hàng thanh toán đúng hạn và những người không trả tiền. Chính sách tín dụng cần xác định định dạng của các mẫu đơn xin tín dụng và thiết lập các hướng dẫn rõ ràng để xem xét các đơn này. Tùy thuộc vào quy mô của yêu cầu giới hạn tín dụng, nhân viên tín dụng và người quản lý có thể cần xem xét báo cáo tín dụng của Dun & Bradstreet, báo cáo tài chính, lịch sử hoạt động và các thông tin khác từ mẫu đơn trước khi cấp phê duyệt tín dụng. Phân tích nên là một quá trình liên tục vì những thay đổi trong điều kiện kinh doanh và kinh tế có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tài chính của các công ty cá nhân hoặc toàn bộ ngành công nghiệp. Quản lý tín dụng chủ động có thể yêu cầu một công ty từ chối các ứng dụng tín dụng từ một số công ty nhất định và giảm hoặc hủy bỏ giới hạn tín dụng của những người khác.
Bộ sưu tập
Mục đích của chính sách thu nợ là giảm rủi ro nợ xấu của một công ty. Xác suất của một bộ sưu tập giảm nhanh chóng khi một tài khoản già đi. Nói cách khác, tài khoản quá hạn càng dài thì càng khó thu thập số dư chưa thanh toán. Thủ tục thu thập thường phụ thuộc vào kích thước và giá trị đô la của tài khoản quá hạn. Một doanh nghiệp nhỏ với số lượng tài khoản hạn chế có thể sử dụng cách tiếp cận được cá nhân hóa cho các bộ sưu tập bằng các cuộc gọi điện thoại hoặc thậm chí là các chuyến thăm cá nhân. Một doanh nghiệp lớn với hàng trăm tài khoản có thể áp dụng một hệ thống leo thang dần dần. Ví dụ: nó có thể gửi một lời nhắc email khi một tài khoản quá hạn bảy ngày và bắt đầu liên lạc qua điện thoại sau khi tài khoản quá hạn từ hai tuần trở lên.
Những ý kiến khác
Các thành phần khác của chính sách tín dụng bao gồm các điều khoản bán hàng, thời hạn tín dụng và chiết khấu tiền mặt. Các điều khoản tín dụng phổ biến bao gồm "net 30" và "2/10, net 30." Thuật ngữ "net 30" có nghĩa là thanh toán đầy đủ trong vòng 30 ngày. Thuật ngữ "2/10" có nghĩa là khách hàng được giảm giá 2% nếu anh ta thanh toán hóa đơn đầy đủ trong vòng 10 ngày. Các phần bổ sung có thể bao gồm các mô tả về đạo đức, chất lượng, báo cáo quản lý nội bộ và lưu trữ hồ sơ.
