Trong khi email và các hình thức truyền thông kỹ thuật số khác đã làm lu mờ bản fax về mức độ phổ biến, nhiều công ty và cá nhân vẫn gửi fax. Fax đặc biệt hữu ích khi một người đang gửi một tài liệu đã ký, khi một tệp kỹ thuật số của một tài liệu sao chép cứng không có sẵn và khi người gửi hoặc người nhận không có quyền truy cập vào máy tính hoặc PDA. Khi bạn đã tạo một mẫu fax, bạn có thể sử dụng nó nhiều lần.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy tính có chương trình xử lý văn bản và máy in
-
Cây bút
-
Giấy
Tạo một tài liệu xử lý văn bản tiêu chuẩn 8-1 / 2 x 11 inch với một khối văn bản nằm ngang trên đầu, hai cột ngắn bên dưới và một hộp văn bản lớn bên dưới các cột.
Bao gồm số điện thoại, số fax và địa chỉ gửi thư của bạn trong khối văn bản nằm ngang ở đầu tài liệu của bạn. Thêm logo công ty của bạn, nếu có, ở góc bên trái của khối ngang.
Thêm tên người nhận, tên công ty nếu có, số fax và số điện thoại trong cột bên trái bên dưới khối ngang của bạn. Đồng thời viết "Re:" và bao gồm một chủ đề cho fax của bạn (ví dụ: "Đơn hàng hôm nay" hoặc "Số liệu bán hàng tháng 7").
Viết tên của bạn, tên công ty nếu có, số fax và số điện thoại ở cột bên phải. Bao gồm số lượng trang, bao gồm cả trang bìa, bạn đang gửi. Viết vào ngày mà bạn đang gửi fax. Nếu bạn đang gửi fax cho các cá nhân khác, hãy thêm "CC:" và viết tên của người nhận và tên công ty, nếu có.
Bao gồm bất kỳ tin nhắn bổ sung nào bạn có cho người nhận trong hộp ở cuối trang.
Đọc lại tài liệu của bạn về lỗi chính tả, lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp, vì những lỗi như thế này có thể khiến bạn trông không chuyên nghiệp.
Lời khuyên
-
Bạn có thể in ra trang bìa của bạn và viết vào văn bản của bạn, hoặc bạn có thể nhập thông tin của bạn trong tài liệu xử lý văn bản của bạn. Loại thứ hai là tốt hơn, vì đôi khi chữ viết tay không truyền tải rõ ràng như văn bản in.
