Một sổ cái chung là một tập tin hoặc một cuốn sách trong đó một doanh nghiệp ghi lại tất cả các giao dịch tài chính của nó. Vào đầu mỗi năm tài chính, một sổ cái chung mới được bắt đầu với số dư mở. Trong năm đó, kế toán hoặc kế toán sẽ nhập mọi giao dịch, được tách thành các tài khoản được chỉ định. Điều này thường được thực hiện bằng cách sử dụng mã tài khoản được chỉ định bởi doanh nghiệp. Một sổ cái không chỉ giúp một doanh nghiệp theo dõi tiền đã đi đâu, mà còn giúp dự báo những gì sẽ cần trong năm tài chính sắp tới.
Trong ô đầu tiên của bảng tính hoặc khoảng trống trên cùng bên trái trong sổ cái sao chép cứng, hãy nhập "Mã G / L". Đây là nơi nhập mã tài khoản sổ cái chung. Mỗi mã tài khoản được gán cho một bộ phận hoặc danh mục cụ thể, chẳng hạn như vật tư văn phòng, bưu chính hoặc dịch vụ pháp lý.
Trong ô thứ hai của bảng tính hoặc không gian thứ hai trong hàng đầu tiên của sổ cái, hãy nhập "Ngày hóa đơn". Trong cột này, người chịu trách nhiệm sẽ nhập ngày xảy ra tín dụng hoặc ghi nợ. Nhập "Số hóa đơn" vào ô sau.
Trong ba ô hoặc dấu cách tiếp theo, nhập "Được yêu cầu bởi", "Số tiền kiểm tra" và "Trả cho". Người chịu trách nhiệm duy trì sổ cái chung sẽ nhập người yêu cầu séc, bao nhiêu và cho ai được thực hiện. Trong ô hoặc dấu cách sau, nhập "Mục đích" để cho phép mô tả chi tiết về chi tiêu.
Trong ô cuối cùng hoặc không gian sổ cái ở hàng đầu tiên, hãy nhập "Số dư". Nhập số dư đầu năm cho năm tài chính vào ô đầu tiên của cột này bên dưới tiêu đề.
Nhập công thức để tự động chèn số dư còn lại vào cột "Số dư", nếu sử dụng chương trình bảng tính như Microsoft Excel. Cú pháp cho công thức này sẽ là "= Số dư cuối cùng - Số tiền kiểm tra." Nếu sử dụng sổ cái sao chép cứng, số dư sẽ cần được tính toán thủ công.
Lời khuyên
-
Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản phụ theo một mã G / L, chẳng hạn như mã cho vật tư văn phòng được tính cho các bộ phận cụ thể, hãy sử dụng các tab bảng tính hoặc trang sổ cái khác nhau cho mỗi bộ phận bằng cách sử dụng số dư ngân sách của từng bộ phận.
