Kế hoạch dự phòng là một thay đổi được đề xuất trong định hướng chiến lược của công ty đối phó với các sự kiện không lường trước được khiến kết quả tài chính thay đổi đáng kể so với dự kiến hoặc dự báo. Chủ doanh nghiệp chuẩn bị kế hoạch dự phòng vì họ nhận ra rằng rất khó để dự đoán chính xác tương lai. Đối phó với sự không chắc chắn là một phần của mỗi mô tả công việc của chủ doanh nghiệp.
Tại sao cần có kế hoạch dự phòng
Trong quá trình lập kế hoạch, các công ty đưa ra quyết định khó khăn về cách phân bổ nguồn lực của họ, bao gồm vốn, nhân sự và năng lực sản xuất. Những quyết định này dựa trên các giả định về môi trường kinh doanh mà công ty sẽ phải đối mặt trong năm tới và hơn thế nữa. Nhiều lần môi trường này thay đổi sau khi các kế hoạch được thực hiện. Các đối thủ cạnh tranh đưa ra các chiến lược của riêng họ để giành thị phần lớn hơn. Nền kinh tế chung có thể tăng hoặc giảm - đôi khi đột ngột và có rất ít cảnh báo. Một kế hoạch chiến lược của công ty, kết thúc là không đồng bộ với môi trường, và phải thay đổi.
Khi kế hoạch dự phòng được thực hiện
Nhiều công ty chuẩn bị kế hoạch dự phòng trong kế hoạch hàng năm của họ khi họ đang thiết lập định hướng chiến lược cho năm tới và trong dài hạn. Nhưng một số nhà quản lý cố gắng kết hợp kế hoạch dự phòng vào việc ra quyết định trong suốt cả năm, công nhận nó là một công cụ hữu ích để xử lý các vấn đề lớn và nhỏ. Một vấn đề nhỏ hơn sẽ là một đối thủ cạnh tranh thuyết phục một người quản lý chủ chốt rời khỏi công ty để làm việc cho anh ta. Nếu chủ doanh nghiệp đã có một sự thay thế được đào tạo hoặc ít nhất là được chọn, sự thay đổi đó sẽ gây ra sự gián đoạn tối thiểu trong hoạt động của bộ phận.
Quá trình sáng tạo
Lập kế hoạch dự phòng đòi hỏi tư duy chiến lược sáng tạo - có thể tưởng tượng những sự kiện nào có thể xảy ra để đẩy công ty ra khỏi khóa học tài chính dự định. Lập kế hoạch dự phòng cũng được gọi là phát triển các kịch bản của what what-if. Trong các cuộc họp, các nhà quản lý hỏi công ty sẽ trả lời như thế nào nếu một sự kiện nào đó xảy ra. Các cuộc họp này phải được mở và tự do, cho phép tất cả các ý tưởng được thể hiện mà không bị chỉ trích.
Không phải lúc nào cũng tiêu cực
Kế hoạch dự phòng không nên được coi là một cái gì đó chỉ nhằm mục đích giải quyết các sự cố tiêu cực. Nó cũng là một công cụ để lập kế hoạch trước để tận dụng các cơ hội có thể xuất hiện trong năm. Một ví dụ sẽ có nguồn vốn tại chỗ có thể được sử dụng để có được một đối thủ cạnh tranh mà chủ sở hữu bất ngờ tuyên bố họ sẽ sẵn sàng bán.
Lợi ích
Kế hoạch dự phòng làm sắc nét các nhà quản lý Kỹ năng tư duy chiến lược. Họ trở nên nhận thức rõ hơn về môi trường kinh doanh luôn thay đổi mà công ty hoạt động và làm thế nào nó có thể tác động đến thành công của công ty. Có kế hoạch dự phòng tại chỗ cho phép phản ứng nhanh hơn với các sự kiện bất ngờ và có thể làm giảm thiệt hại cho doanh thu và lợi nhuận. Một cửa hàng bán lẻ có thể thấy việc kinh doanh của mình bị gián đoạn bởi việc sửa chữa đường phố khiến khách hàng khó đỗ xe và đi qua cổng trước. Cửa hàng nên có kế hoạch dự phòng để nhanh chóng sắp xếp lại lối vào phía sau để khách hàng có thể đi theo cách đó, bao gồm các biển báo để cảnh báo khách hàng về sự thay đổi.
