Bảo mật của hồ sơ tiền lương và nhân viên làm việc với họ là một sự xem xét liên tục cho các quản trị viên biên chế và quản lý doanh nghiệp. Bảo mật biên chế bao gồm thực hiện và duy trì tính bảo mật và bảo mật của hồ sơ biên chế, bộ phận biên chế và nhân viên biên chế. Người quản lý tiền lương, người quản lý kế toán hoặc người quản lý nhân sự có thể chịu trách nhiệm về bảo mật tiền lương kết hợp với quản lý cấp cao. Tạo ra một môi trường biên chế có độ an toàn cao và được tổ chức hiệu quả nên là mục tiêu của mỗi bộ phận biên chế.
Cơ quan
Tổ chức của bộ phận biên chế, nhân viên và các quy trình là rất quan trọng để bảo mật tiền lương. Một chuỗi chỉ huy rõ ràng, một sơ đồ tổ chức bộ phận hợp lý và phân công rõ ràng về trách nhiệm trả lương là cần thiết để quản trị tiền lương an toàn. Người quản lý, người xử lý bảng lương, chuyên gia cho các tình huống biên chế đặc biệt như lệnh thanh toán lương và FMLA và lá bồi thường của nhân viên, thư ký hồ sơ nhân viên và bất kỳ nhân viên biên chế nào khác phải được tổ chức trong bộ phận để xử lý bảng lương bí mật, hiệu quả, an toàn và hợp pháp. Mọi người trong biên chế phải có trách nhiệm được xác định rõ ràng để tránh và loại bỏ các vi phạm an ninh và sơ hở trong xử lý bảng lương.
Kiểm soát truy cập
Tất cả quyền truy cập vào tài liệu giấy biên chế, tệp lưu trữ vật lý, máy tính và báo cáo máy tính và bất kỳ loại quyền truy cập nào khác phải được kiểm soát chặt chẽ và thực thi để bảo mật thông tin bảng lương bí mật. Mỗi nhân viên biên chế phải chịu trách nhiệm của người quản lý biên chế để xác định mức độ truy cập nào là cần thiết. Truy cập vào các tài liệu bảng lương vật lý như bảng chấm công, tăng ủy quyền, giấy tờ tiền thưởng và hoa hồng và các tài liệu bảng lương khác có thông tin tài chính nhạy cảm và bí mật phải được giới hạn chỉ cho những người xử lý giao dịch. Tủ hồ sơ và máy tính có thông tin bảng lương, dữ liệu và tài liệu lưu trữ phải được đặt trong khu vực an toàn nơi chỉ những người có giải phóng mặt bằng bảo mật mới có thể xem và làm việc với chúng. Ví dụ, nhân viên bảng chấm công chỉ nhập giờ lao động vào hệ thống bảng lương máy tính phải không có quyền truy cập vào quy trình nộp cuối cùng hoặc tài liệu lương và lợi ích.
Thủ tục tài liệu
Thủ tục trả lương phải được ghi chép kỹ lưỡng và thực thi để đảm bảo an toàn cho quá trình trả lương và nhân viên. Mỗi trách nhiệm của nhân viên biên chế phải được xác định rõ ràng trong bản mô tả công việc của họ, trong quy trình trả lương họ thực hiện và trong sổ tay vận hành tiêu chuẩn cho bộ phận biên chế. Các thủ tục phải được tuân thủ, sửa đổi khi có bất cứ điều gì thay đổi và được xem xét ít nhất hàng năm nếu không thường xuyên hơn để bảo vệ tính toàn vẹn của các quy trình và tránh bất kỳ lỗ hổng nào trong bảo mật.
Bảo mật vật lý
Bảo mật vật lý của hồ sơ biên chế, tệp, dữ liệu và hệ thống, cũng như các cơ sở và nhân viên biên chế là rất quan trọng. Bảo mật và bảo mật tiền lương không được xâm phạm để tiết kiệm tiền bằng cách xử lý bảng lương tại quầy lễ tân hoặc bằng cách làm cho một nhân viên biên chế thực hiện nhiệm vụ mà không cần kiểm tra lại. Tủ hồ sơ phải được khóa với quyền truy cập hạn chế. Văn phòng, khung chính và máy tính để bàn có dữ liệu bảng lương và phần mềm xử lý không được đặt ở các khu vực chung mà ở các vị trí an toàn có thể bị khóa dễ dàng. Nhân viên biên chế phải có môi trường làm việc an toàn với lưu lượng truy cập của nhân viên và khách truy cập và phải có những cách dễ dàng để bảo mật thành công thông tin họ làm việc để họ không phải chịu sự giận dữ hoặc cảm xúc của nhân viên. Bất kỳ lỗi biên chế, sự khác biệt và khiếu nại nên có quy trình rõ ràng và được giải quyết bởi các nhà quản lý hoặc giám sát viên, không trực tiếp với nhân viên biên chế.
