Một kế hoạch quản lý chương trình được sử dụng để nhóm nhiều dự án độc lập nhằm đạt được kết quả kinh doanh chiến lược. Thông thường trong quản lý chương trình, rất nhiều trọng tâm được đặt vào việc viết tài liệu kế hoạch và ít tập trung hơn vào việc thực hiện. Một số lượng nỗ lực tương đương cần được đặt vào việc thực hiện kế hoạch để đảm bảo nó được thực hiện thành công và bất kỳ sai lệch nào cũng được công nhận và quản lý theo đó. Nói chung, trách nhiệm của người quản lý chương trình hoặc nhóm quản lý chương trình là có toàn quyền sở hữu kế hoạch chương trình và đảm bảo nó được thực hiện hiệu quả.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Phần mềm bảng tính
-
Phần mềm xử lý văn bán
-
E-mail
-
Điện thoại
Thiết lập chuỗi chỉ huy. Đặt một chuỗi lệnh rõ ràng với quy trình ra quyết định chính thức. Đảm bảo quy trình đơn giản và có thể hỗ trợ thời gian quay vòng nhanh để việc triển khai không bị đình trệ. Đảm bảo các quy trình được xác định không bị phá vỡ bằng cách liên tục theo dõi tình hình.
Xây dựng tiêu chuẩn chương trình và các chỉ số thành công. Xác định các tiêu chuẩn sẽ được sử dụng để đo lường sự tích hợp của các thành phần chương trình khác nhau. Các tiêu chuẩn tài liệu liên quan đến các quy trình, truyền thông, dữ liệu, báo cáo, mẫu và phương thức phân phối để đảm bảo rằng các dự án và nhiệm vụ khác nhau là một phần của chương trình được tích hợp.
Xác định một lịch trình thực hiện và báo cáo tình trạng. Tài liệu chi tiết về các giai đoạn chính của dự án, lịch trình và các mốc quan trọng. Xác định những người tham gia kế hoạch và những người đóng góp dự án và cung cấp cho họ tài liệu bằng văn bản về trách nhiệm và cơ chế báo cáo của họ. Điều này sẽ giữ cho nhóm tập trung và vào nhiệm vụ.
Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp. Tất cả các bên liên quan đến kế hoạch quản lý chương trình cần liên lạc liên tục. Các thông tin liên lạc nên bao gồm các sáng kiến và hoạt động đang diễn ra, báo cáo hiệu suất, thành công và thành tựu, và các cửa hàng để phản hồi, đầu vào và bình luận.
Đánh giá quá trình và sau đó đánh giá lại kế hoạch. Thường xuyên thu thập phản hồi từ những người tham gia và đánh giá nếu mục tiêu đang đạt được. Khi mỗi dự án quan trọng kết thúc, hãy tổ chức một cuộc họp chính thức để thảo luận về quy trình. Trong quá trình, ăn mừng thành công, xác định các lĩnh vực cải tiến và sửa đổi các tài nguyên khi cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất. Nếu mục tiêu không đạt được, hãy đánh giá xem chúng có nên thay đổi không.
Xây dựng kế hoạch đào tạo. Nếu kết quả của kế hoạch quản lý chương trình dẫn đến một hệ thống hoặc quy trình mới, một chương trình chính thức nên được phát triển để cung cấp đào tạo và tài nguyên cho tất cả người dùng và chủ sở hữu hệ thống. Kế hoạch nên phác thảo các chương trình đào tạo, truyền thông và quản lý thay đổi.
Lời khuyên
-
• Xác định các tham số kích hoạt đánh giá chuyên sâu chính thức về thời gian, chi phí, con người hoặc chất lượng từ kế hoạch dự án được phê duyệt. • Kế hoạch là một hướng dẫn, không phải là một bộ quy tắc. Nó rất quan trọng để làm sai lệch nếu chúng được bảo hành. • Thúc đẩy giao tiếp mở. Lắng nghe phản hồi từ tất cả các bên liên quan đến quá trình; họ có thể có các giải pháp hiệu quả hơn để thực hiện một phần của kế hoạch.
Cảnh báo
• Việc nhớ ai sẽ phải làm những gì theo từng phiên bản của kế hoạch trở nên khó khăn. Tài liệu và giao tiếp bằng văn bản liên tục sẽ làm cho điều này dễ quản lý hơn. • Xây dựng trách nhiệm để đảm bảo rằng quá trình thực hiện không bị đình trệ. • Được linh hoạt. Thay đổi ngoài kế hoạch có thể xảy ra. Nếu họ làm, đánh giá tác động của họ và điều chỉnh cho phù hợp. Vẫn nhận thức các tài nguyên được phân bổ.
