Các công ty quảng cáo có thể hỗ trợ các nhóm nội bộ hoặc trở thành nguồn công việc quảng cáo duy nhất cho một công ty. Khi tìm kiếm một đại lý mới để làm việc cùng, bạn có thể thông báo công khai yêu cầu đề xuất hoặc RFP. Điều này có nghĩa là bạn cung cấp chi tiết dự án cho nhiều cơ quan khác nhau và họ gửi đề xuất về cách họ sẽ hoàn thành dự án, mất bao lâu và chi phí cho bạn là bao nhiêu. Tùy thuộc vào mục tiêu và ngân sách của bạn, bạn chọn một cơ quan để làm việc sau khi đọc qua tất cả các đề xuất và nói chuyện với các nhóm.
Viết
RFP nên bao gồm các bằng cấp cụ thể mà bạn đang tìm kiếm, và liệu giá cả hay chuyên môn là yếu tố quan trọng nhất trong lựa chọn. Trình độ chuyên môn nên bao gồm bộ kỹ năng mong muốn, khả năng kỹ thuật và liệu có cần kết hợp các vật tư hoặc dịch vụ hay không. Ví dụ: các cơ quan quảng cáo nên gửi kết quả chiến dịch trước đó, ví dụ sáng tạo và chuyên môn của nhóm.
Hạn chót
Các cơ quan sẽ nhận được một thời hạn để gửi đề xuất của họ. Theo Viện Khoa học và Giáo dục Oak Ridge, thời hạn phải có ít nhất bốn đến sáu tuần kể từ ngày RFP được phát hành ra công chúng. Điều này đảm bảo tất cả các cơ quan đủ điều kiện và quan tâm có thể gửi đề xuất. Nó cũng đảm bảo công ty phát hành có cơ sở lớn nhất để lựa chọn.
Ôn tập
Các đề xuất sau đó đi đến một ủy ban để xem xét. Ủy ban nên được tạo thành từ các thành viên nhóm tiếp thị hoặc quảng cáo trước đây hoặc hiện tại, những người hiểu công việc sẽ được thực hiện. Tùy thuộc vào số lượng đề xuất được nhận, ủy ban đánh giá nên mất ba ngày đến hai tuần để thảo luận và chấm điểm các đề xuất.
Trình bày
Tiếp theo, điều quan trọng là mời các cơ quan có điểm số cao nhất trình bày đề xuất và công việc trước đây của họ. Theo Nhà thiết kế web, mời không quá bốn cơ quan. Bạn có thể yêu cầu các cơ quan cung cấp nghiên cứu trường hợp và ví dụ về công việc sáng tạo. Theo trang thông tin quốc gia của ngành công nghiệp game Ấn Độ Mỹ, đây là một yêu cầu hợp lý, nhưng bạn phải dành nhiều thời gian để thu thập các tài liệu. Trong một số trường hợp, cơ quan quảng cáo sẽ cần tạo quảng cáo truyền hình hoặc quảng cáo mẫu để trình bày.
Lựa chọn
Cuối cùng, sau khi xem tất cả các bài thuyết trình, đã đến lúc chọn một đại lý chiến thắng. Tùy thuộc vào mức độ chi tiết được đưa ra trong đề xuất ban đầu, một số đàm phán bổ sung về giá cả hoặc phạm vi công việc có thể cần thiết trước khi ký hợp đồng. Sau khi các chi tiết được thỏa thuận, cơ quan sẽ bắt đầu làm việc với nhóm nội bộ trong dự án.
