Cho dù bạn đang đặt hàng một chiếc bánh pizza, một đơn đặt hàng cho một thứ gì đó từ quảng cáo trên truyền hình, phụ tùng xe hơi hoặc hệ thống băng tải, quy trình nhận đơn đặt hàng sẽ không thay đổi. Lịch sự và thu thập tất cả các thông tin cần thiết để đặt hàng hoàn thành giao dịch một cách chuyên nghiệp và thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng. Quá trình nhận đơn đặt hàng có thể xác định xem khách hàng có đặt hàng lặp lại hay không.
Xác định bản thân và địa điểm kinh doanh của bạn khi bạn trả lời điện thoại. Chẳng hạn, Công ty ABC ABC123, đây là Sally, hôm nay tôi có thể giúp gì cho bạn? Không bao giờ ăn hay uống khi nghe điện thoại và nói rõ ràng và chậm rãi để khách hàng có thể hiểu bạn. Giữ giọng nói của bạn ở một mức độ thậm chí; nếu bạn có xu hướng nói to, hãy kiềm chế xu hướng đó khi nói chuyện điện thoại tại nơi làm việc và giữ giọng điệu thân thiện. Sử dụng đúng ngữ pháp và tránh tiếng lóng.
Hỏi tên người gọi và sử dụng nó trong suốt cuộc trò chuyện. Đừng gọi khách hàng bằng tên của cô ấy trừ khi cô ấy hướng dẫn bạn làm như vậy; sử dụng tiêu đề chính thức của cô. Không bao giờ đặt khách hàng ở chế độ chờ hoặc loa ngoài mà không cần xin phép cô ấy trước và chờ phản hồi của cô ấy.
Lắng nghe khách hàng cẩn thận và viết ra bất kỳ thông tin thích hợp. Yêu cầu anh ta nhắc lại nếu cần thiết. Đừng dựa vào trí nhớ của bạn. Không bao giờ hành động như bạn đang vội, khách hàng quan trọng nhất là khách hàng hiện tại trên điện thoại. Giữ thái độ kiên nhẫn và hữu ích.
Đảm bảo bạn có được tất cả các thông tin cần thiết để đặt hàng, bao gồm cả mặt hàng chính xác, thông số kỹ thuật, kích thước và bất kỳ thông tin thích hợp nào khác. Tốt hơn là có nhiều thông tin hơn bạn cần đặt hàng chính xác hơn là quá ít. Luôn luôn lặp lại yêu cầu của khách hàng trở lại với cô ấy để xác minh. Hãy chắc chắn rằng cô ấy rõ ràng về giá cho mặt hàng được đặt để tránh khách hàng nhận được một bất ngờ khó chịu khi cô ấy nhận được hóa đơn.
Hỏi khách hàng về số điện thoại của anh ấy để bạn có thể gọi lại cho anh ấy nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về đơn hàng sau này. Luôn kết thúc cuộc trò chuyện bằng cách cảm ơn khách hàng về doanh nghiệp của mình. Đợi anh ta cúp điện thoại trước để anh ta không nghe thấy tiếng điện thoại cúp máy.
