Thư chính thức là một phần của gần như mọi ngành nghề, bất kể lĩnh vực nào. Thông báo, yêu cầu và lời mời: chúng có đủ hình dạng và kích cỡ, nhưng gần như tất cả đều theo cùng một định dạng. Sự khởi đầu của các chữ cái chuyên nghiệp rất quan trọng vì chúng đặt âm cho người đọc của bạn. Nếu thư của bạn nghe có vẻ không hợp lý hoặc không chuyên nghiệp, người đọc có thể đặt câu hỏi về tính hợp pháp của doanh nghiệp của bạn hoặc khả năng xử lý các thông tin liên quan đến công việc trong thư. Vì lợi ích của người đọc, thư chuyên nghiệp nên lịch sự, ngắn gọn và nhiều thông tin.
Viết địa chỉ của bạn ở đầu thư. Sử dụng địa chỉ đường phố kinh doanh, thành phố và mã zip. Một địa chỉ sẽ cho người đọc biết bức thư đến từ đâu và đến nơi họ có thể gửi thư từ của mình.
Viết ngày thư được viết một dòng bên dưới địa chỉ của bạn. Viết tháng, ngày và năm (24 tháng 12 năm 1997). Ngày sẽ thông báo cho người đọc khi bức thư được viết.
Viết địa chỉ của người đọc của bạn một dòng dưới ngày. Bắt đầu bằng tên của họ (thường là thích hợp để thêm một tiêu đề cá nhân như Tiến sĩ hoặc Bà) và thêm địa chỉ đường phố, thành phố và mã zip của họ vào các dòng bên dưới. Nếu bạn đang gửi thư trong một phong bì cửa sổ, phần này sẽ thông báo cho bưu điện về nơi thư sẽ được gửi.
Bắt đầu bằng một lời chào vài dòng bên dưới địa chỉ người đọc của bạn. Bắt đầu với "Kính gửi …" và thêm tên đầy đủ của họ. Sử dụng một tiêu đề cá nhân để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận bức thư. Thêm dấu hai chấm sau tên (Kính gửi ông John Smith:)
Lời khuyên
-
Sử dụng các phông chữ trông chuyên nghiệp, như Arial hoặc Times New Roman. Không gian kép và sử dụng phông chữ kích thước 12 điểm.
Sử dụng một tiêu đề thư cho tất cả các thư từ sẽ bao gồm tên và địa chỉ của bạn.
