Email là một phần thiết yếu của nhiều công việc và doanh nghiệp. Giao tiếp qua email kinh doanh tạo ấn tượng gần như quan trọng như liên lạc trực tiếp và có thể tồn tại lâu hơn. Email doanh nghiệp phải luôn phản ánh tính chuyên nghiệp và có mục đích kinh doanh. Nó rất dễ rơi vào thói quen email xấu, vì vậy nhận thức và cảnh giác liên tục về việc xác thực email là cần thiết và quan trọng đối với một hình ảnh kinh doanh chuyên nghiệp.
Chủ đề
Trường chủ đề cũng quan trọng như nội dung của email. Nó là một tiêu đề chuyên nghiệp cho thông điệp email của bạn và cần những từ phản ánh điều đó. Sử dụng ngữ pháp phù hợp trong trường chủ đề không có lỗi chính tả và sử dụng chữ in hoa và in thường. Truyền đạt mục đích của email của bạn trong một cụm từ ngắn gọn, súc tích. Giới thiệu về dự án Winfield, xông vào Nhận lại cho bạn về tài khoản của bạn, câu hỏi về phần mềm chấm công và thời gian tham gia Câu hỏi là những ví dụ về dòng chủ đề giống như kinh doanh cho các email. Không bao giờ sử dụng tiếng lóng, ngôn ngữ hôi hoặc thậm chí các cụm từ thông thường như về Hi Hi, Đây là cách mà nó diễn ra?
Chúc mừng và đăng nhập
Sử dụng lời chào và đăng xuất chuyên nghiệp để giữ cho thông tin liên lạc điện tử của bạn phù hợp với hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp mà bạn muốn truyền tải qua email. Ngay cả khi bạn đang gửi email cho một liên hệ kinh doanh lâu dài, quen thuộc với người mà bạn thường xuyên trao đổi thư từ, hãy giữ lời chào và đăng nhập chuyên nghiệp và lịch sự. Đối với những người liên hệ mới và không quen thuộc, hãy sử dụng, thưa ông Smith, ông Smith và người dùng của chúng tôi xin chào và đăng xuất. Đối với những người liên hệ quen thuộc hơn, thì thưa Dear Amy, và tôi đánh giá cao điều đó!
Định dạng, tệp đính kèm và tệp chữ ký
Định dạng trong email doanh nghiệp là không cần thiết và có thể khiến email bị kẹt trong các bộ lọc thư rác. Sử dụng các tệp đính kèm một cách cẩn thận và chỉ với người nhận Kiến thức và phê duyệt trước, đặc biệt là các tệp đính kèm lớn. Các tệp chữ ký nên càng ngắn gọn càng tốt.
Ngôn ngữ và giai điệu
Ngôn ngữ và giọng điệu của giao tiếp email phải chuyên nghiệp như các giao tiếp bằng văn bản khác. Sử dụng phép lịch sự, ngữ pháp tốt, chính tả, từ vựng và dấu câu. Sử dụng ngôn ngữ kinh doanh phổ biến, không có tiếng lóng, thô tục hoặc cụm từ thông thường. Điều quan trọng là sử dụng giọng điệu thân thiện, chu đáo trong email. Don Tiết viết email khi tức giận, buồn bã hoặc thất vọng. Nó đi qua trong giai điệu ngay cả khi ngoài ý muốn. Hãy cẩn thận với từ ngữ email như với điện thoại và các cuộc đối thoại trực tiếp với các đối tác kinh doanh.
Email Don hèts
Đừng viết ba đoạn khi một vài câu là đủ. Đừng sử dụng email để giận dữ hay khó chịu hoặc kỷ luật bất cứ ai. Đừng gửi email vội vàng - hãy dành thời gian để đọc lại, kiểm tra chính tả và xác minh địa chỉ của người nhận trước khi gửi. Đừng lạm dụng bản sao carbon và bản sao mù trên email. Đừng sử dụng email tại nơi làm việc cho mục đích không làm việc.
