Hội nghị từ xa cho phép bạn có một cuộc họp, ngay cả khi một hoặc một số người tham gia của bạn ở quá xa để thực hiện một cuộc họp trực tiếp mà không có nhiều bất tiện. Một số tùy chọn hội nghị truyền hình bao gồm cách chia sẻ video qua Internet hoặc chia sẻ máy tính để bàn của bạn với tất cả những người tham gia. Bạn có thể thực hiện hội nghị từ xa với VOIP (thoại qua IP) hoặc trên các đường dây điện thoại tiêu chuẩn. Bạn có thể giao tiếp với tất cả các thành viên với biểu thức đầy đủ, do đó bạn có thể truyền đạt chính xác lời nói và ý nghĩa của mình.
Tạo một tài khoản với một nhà cung cấp dịch vụ teleconference. Các công ty điện thoại như AT & T có dịch vụ hội nghị truyền hình nhưng cũng có rất nhiều công ty mới trên Internet cung cấp dịch vụ này, như GoToMeeting và Webex (xem Tài nguyên). Hầu hết các công ty này tích hợp hoàn toàn việc chia sẻ giọng nói và web hoặc cung cấp hội nghị bằng giọng nói tiêu chuẩn như một phần bổ sung cho dịch vụ chia sẻ video hoặc máy tính để bàn. Một số công ty thậm chí còn cung cấp hội nghị từ xa miễn phí, chẳng hạn như FreeConference.com (xem Tài nguyên).
Thiết lập hội nghị. Thông thường tất cả những gì bạn phải làm một khi bạn có tài khoản là vào trang web và đăng nhập bằng ID người dùng và mật khẩu của bạn. Khi bạn đăng nhập, bạn chỉ cần chọn ngày, giờ và thời lượng cuộc gọi. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ cung cấp cho bạn một danh sách các lựa chọn cho tất cả các thông tin và thường sẽ có các tính năng bổ sung để chọn, chẳng hạn như chia sẻ trên máy tính để bàn hoặc hội nghị video.
Hãy để những người tham dự hội nghị của bạn biết. Dịch vụ thường sẽ cung cấp cho bạn tất cả thông tin bạn cần chia sẻ, chẳng hạn như số điện thoại để gọi, mã PIN và bất kỳ hướng dẫn chung nào khác. Thậm chí có thể có một lời nhắc email tích hợp để cho tất cả những người sẽ tham dự hội nghị biết cách kết nối.
Thuc hien cuoc goi. Tất cả những người gọi sẽ quay số giống nhau nếu bạn đang nói chuyện qua một đường dây điện thoại thông thường. Nếu bạn đang sử dụng Internet, bạn sẽ được cung cấp một địa chỉ web để nhập để chia sẻ máy tính để bàn hoặc video hoặc giọng nói của bạn qua Internet, nếu đây là cách dịch vụ của bạn thực hiện giọng nói. Khi nhập số điện thoại sẽ có số hội nghị và / hoặc mã PIN mà mỗi người phải nhập, để hướng họ đến hội nghị của bạn. Hội nghị video yêu cầu một số loại máy ảnh được nối với máy tính của bạn, tuy nhiên. Hầu như bất kỳ webcam sẽ làm việc.
