Bất kỳ cách hợp pháp nào để giảm thuế của bạn đều được chào đón và có thể giúp bạn có nhiều lợi nhuận hơn vào cuối năm. Một trong những khoản khấu trừ hữu ích nhất là trợ cấp cho việc sử dụng phương tiện cá nhân của bạn - hoặc phương tiện của công ty - nhưng ghi nhật ký tất cả các chuyến đi theo cách truyền thống, trên giấy tờ, là khá tẻ nhạt. Các ứng dụng theo dõi số dặm có thể giúp đỡ bằng cách cắt giảm thời gian và công sức cần thiết để ghi lại các chuyến đi của bạn, giải phóng bạn để có năng suất cao hơn.
Tại sao doanh nghiệp theo dõi số dặm
Có nhiều lý do để theo dõi số dặm như có các doanh nghiệp, nhưng cơ bản nhất là giữ các tab về chi phí khấu trừ của bạn. Nhật ký số dặm được giữ tốt có thể cung cấp khoản tiết kiệm lớn đến thời gian nộp thuế và đó là giá trị chi phí tối thiểu của một ứng dụng. Có những lợi ích ít rõ ràng hơn, là tốt. Ví dụ, nếu bạn duy trì một đội xe giao hàng, hãy xem nhật ký của người theo dõi số dặm có thể cho bạn biết những người lái xe nào lên kế hoạch cho lộ trình của họ một cách hiệu quả nhất. Bạn có thể tận dụng kiến thức đó để giúp những người lái xe ít kinh nghiệm hoặc ít phân tích hơn sử dụng xe của bạn tốt hơn.Nếu bạn duy trì một lực lượng bán hàng tại hiện trường, nhật ký của họ cung cấp cho bạn một cái nhìn sâu sắc về mức độ tích cực và tích cực của mỗi nhân viên bán hàng. Nhật ký theo dõi số dặm thậm chí có thể giúp bạn theo dõi tỷ lệ lái xe từ thành phố đến đường cao tốc cho các phương tiện thuộc sở hữu của công ty, giúp bạn kiểm soát tốt hơn khi bạn bảo dưỡng và thay thế chúng.
Quy tắc IRS để theo dõi số dặm
IRS có rất nhiều quy tắc xung quanh những gì bạn có thể và không thể khấu trừ. Đi làm buổi sáng của bạn không được khấu trừ, ví dụ, nhưng số dặm giữa văn phòng chính và văn phòng vệ tinh là. Bất kỳ số dặm nào bạn đặt trong khi đi đến và từ các hội nghị, trang web của khách hàng hoặc các buổi đào tạo bắt buộc cũng được khấu trừ. Để yêu cầu chi phí số dặm của bạn, bạn sẽ cần theo dõi ngày và mục đích của mỗi chuyến đi, điểm bắt đầu và điểm kết thúc, số dặm bắt đầu và kết thúc cũng như mọi chi phí đỗ xe, phí cầu đường hoặc các chi phí khác mà bạn phải chịu. Bạn có hai tùy chọn để yêu cầu khấu trừ: Hoặc sử dụng tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn được IRS đặt ra mỗi năm hoặc theo dõi chi phí thực tế của bạn. Tỷ lệ tiêu chuẩn bao gồm các khoản phụ cấp cho bảo trì và khấu hao, do đó bạn không thể yêu cầu riêng. Nếu bạn không chắc chắn nên sử dụng tùy chọn nào, hãy theo dõi chi phí thực của bạn trong một khoảng thời gian đã chọn và so sánh chúng với tỷ lệ tiêu chuẩn. Theo dõi chi phí thực tế là công việc nhiều hơn, đó là một lý do tốt để sử dụng ứng dụng theo dõi, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể cung cấp cho bạn khoản khấu trừ lớn hơn.
Các ứng dụng theo dõi số dặm tốt nhất
Hầu hết các ứng dụng theo dõi số dặm đều theo cùng một mẫu, sử dụng GPS điện thoại của bạn để tự động ghi lại điểm bắt đầu và điểm kết thúc của chuyến đi. Sau khi bạn đã nhập điểm đến một lần, các ứng dụng sẽ ghi nhớ nó và tự động đăng nhập nó cho bạn trong tương lai. Sự khác biệt giữa chúng nằm ở các chi tiết tốt và giao diện được trình bày tốt như thế nào.
Mile IQ: Mile IQ nổi tiếng đơn giản để sử dụng. Nó tự động ghi nhật ký mọi chuyến đi và bạn sắp xếp chúng là doanh nghiệp hoặc cá nhân bằng cách vuốt sang trái hoặc phải. Dữ liệu chuyến đi của bạn được sao lưu tự động lên đám mây, do đó bạn sẽ không bị mất nhật ký nếu điện thoại bị mất hoặc bị hỏng và bạn có thể xem dữ liệu của mình và tạo báo cáo trên bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào. Có phiên bản miễn phí của ứng dụng cho phép tối đa 40 chuyến mỗi tháng hoặc bạn có thể mua phiên bản cao cấp theo tháng hoặc năm khi cần.
Đăng nhập Chuyến đi: Nếu bạn cần một công cụ mạnh mẽ hơn, Triplog có thể vừa với hóa đơn. Cho dù bạn cần theo dõi chiếc xe của riêng mình, đội ngũ bán hàng bằng phương tiện cá nhân hay đội xe thuộc sở hữu của công ty hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của những điều đó, Triplog đã bảo vệ bạn. Phiên bản Enterprise, để quản lý đội xe, sẽ trao đổi dữ liệu trực tiếp với các chương trình kế toán như Quickbooks hoặc Concur. Đối với những người dùng khó tính hơn, giao diện lập trình ứng dụng hoặc API của Triplog, cho phép tùy chỉnh cách bạn sử dụng dữ liệu của chương trình.
Hurdlr: Hurdlr có một tùy chọn cho bất kỳ doanh nhân nào, cho dù tiền của bạn đến từ hợp đồng biểu diễn phụ đi xe hay đội tàu đầy đủ. Phiên bản miễn phí của ứng dụng phù hợp cho sử dụng thông thường hoặc biểu diễn phụ, phiên bản Premium trả phí bổ sung báo cáo được cải thiện và khả năng đặt giờ làm việc của riêng bạn, do đó, nó dừng theo dõi các chuyến đi của bạn khi bạn ngừng làm việc và, như Triplog, có Phiên bản doanh nghiệp và API cho nhà khai thác đội tàu và người dùng quyền lực. Trên hết, nó sẽ tự động tính thuế nhà nước và liên bang theo thời gian thực để bạn luôn biết vị trí của mình.
Mile Catch: Nếu bạn mới bắt đầu và ngân sách eo hẹp, Mile Catch có thể là người bạn tốt nhất mới của bạn. Phiên bản miễn phí của ứng dụng cung cấp ghi nhật ký chuyến đi không giới hạn trọn đời và báo cáo không giới hạn, vì vậy đó là tất cả những gì bạn cần trong khi đưa doanh nghiệp mới của mình khởi đầu. Khi nhu cầu của bạn tăng lên, bạn có thể nâng cấp lên phiên bản Premium cung cấp một loạt các tính năng bổ sung bao gồm quyền truy cập vào tất cả dữ liệu của bạn thông qua cổng web của công ty, tự động phân loại các chuyến đi lặp lại, các chuyến đi phân loại hàng loạt đến 60 ngày sau và cho phép bạn ủy quyền quản lý tài khoản của bạn cho một kế toán viên hoặc quản trị viên.
Quickbooks Tự làm chủ: Nếu bạn đã sử dụng phiên bản tự làm việc của Quickbooks chương trình kế toán phổ biến, nhật ký số dặm mạnh mẽ sẽ là một phần của gói. Nó theo dõi và ghi lại các chuyến đi của bạn giống như bất kỳ trình theo dõi số dặm nào khác, nhưng vì đó là một phần của bộ kế toán tổng thể của bạn, nó có thể thực hiện những việc cực kỳ hữu ích khác như thêm chi phí của chuyến đi cụ thể vào hóa đơn bạn tạo cho khách hàng đó. Nó cũng xử lý tất cả các chi phí được khấu trừ khác của bạn và theo dõi các khoản thanh toán thuế hàng quý cho bạn. Nếu bạn chọn gói với TurboTax, bạn có thể chuyển liền mạch thông tin số dặm của mình sang Lịch C.
