Công việc của một người lập kế hoạch cuộc họp có thể gây khó khăn với số lượng chi tiết liên quan đến việc lên kế hoạch và tổ chức một hội nghị diễn giả, nhưng nếu bạn thích thử thách đa nhiệm và được biết đến là một bậc thầy trong việc tung hứng các chi tiết, bạn sẽ chuẩn bị tốt cho việc làm.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Danh sách kiểm tra chính
-
Hợp đồng loa
-
Địa điểm
-
Kế hoạch dự phòng khẩn cấp
Bắt đầu lên kế hoạch cho hội nghị diễn giả của bạn trước ít nhất một năm trước nếu những người bạn dự định làm diễn giả là những người đàn ông và phụ nữ cao cấp có lịch trước nhiều năm. Tạo một danh sách kiểm tra chính chi tiết mọi nhiệm vụ phải hoàn thành để đưa các diễn giả đến hội nghị và các vật tư, thiết bị và các điều khoản phải có được để tổ chức sự kiện.
Đặt một địa điểm hội nghị ở một vị trí dễ tiếp cận mà nằm ở vị trí thuận tiện gần sân bay, giao thông công cộng, khách sạn, nhà hàng và các tiện nghi khác vì nhân viên tại các địa điểm này được đào tạo để xử lý đám đông hội nghị 24/7. Yêu cầu luật sư của bạn soạn thảo một hợp đồng nói chuẩn để bạn có một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý với mỗi diễn giả để xuất hiện và tham gia vào sự kiện này.
Làm việc trong chương trình hội nghị của bạn để các diễn giả được lên lịch có chủ đích. Chỉ định những người nói năng động nhất để xử lý các bài phát biểu quan trọng và cuối cùng để người tham dự được kích thích bởi những nhận xét đầu tiên và được truyền cảm hứng bởi những từ của người cuối cùng. Xuất hiện những người nói về giới hạn thời gian của bạn và gây ấn tượng với họ về tầm quan trọng của việc dành thời gian cho các câu hỏi thực địa.
Đặt mua vật tư, bảng đăng ký, sắp xếp cho thuê thiết bị, bảng hiệu, huy hiệu và hệ thống nhận thẻ tín dụng / tiền mặt cho những người trú ẩn mua vé trước. Gửi lịch xác nhận cho các diễn giả hội nghị vài tháng trước ngày để cho phép người tham gia có nhiều thời gian để lên kế hoạch vận chuyển. Xác minh trách nhiệm của tổ chức của bạn, ví dụ: hoàn trả tiền vé máy bay, nhà nghỉ đặt trước hoặc giới hạn chi tiêu cho mỗi diem và đảm bảo các diễn giả nhận được danh sách các sự kiện xã hội mà họ được mời tham gia.
Xây dựng một kế hoạch dự phòng bao gồm các khả năng thảm khốc: cái chết hoặc thương tích của người nói hoặc thay đổi địa điểm vào phút cuối. Chỉ định các tình nguyện viên đóng vai trò là người dẫn chương trình của người nói và các dịch vụ taxi hoặc xe limousine dự trữ để điều khiển loa xung quanh nếu việc vận chuyển không phải là một trong những trách nhiệm của chủ nhà. Hoàn thành các nhiệm vụ vào phút cuối như đặt món ăn nhẹ và hộp nước cho loa.
Thay đổi sức chịu đựng của bạn trong những ngày cuối cùng - nếu mất thiết bị nghe nhìn, việc trộn lẫn phòng khách sạn sẽ xảy ra và máy bay bị trì hoãn, đây có thể là lúc mọi thứ vượt khỏi tầm kiểm soát. Giữ trí thông minh của bạn về bạn và dựa vào danh sách kiểm tra chính của bạn. Sau khi bạn viết lại những lời cảm ơn bằng văn bản cho người thuyết trình, hãy tự giúp mình và đi nghỉ. Bạn đã kiếm được nó.
