Sử dụng hiệu quả truyền thông có thể tạo ra hoặc phá vỡ doanh nghiệp của bạn, đặc biệt nếu bạn đang ở vị trí giao dịch trực tiếp với khách hàng. PacificTel khuyên bạn nên đối xử với các cuộc trò chuyện qua điện thoại, cho dù đó là cuộc gọi cá nhân hay chuyên nghiệp, như thể họ đang gặp gỡ trực tiếp để đảm bảo rằng bạn để lại cho khách hàng ấn tượng tốt về bạn và công ty của bạn.
Làm cho lời chào của bạn lịch sự, và nêu tên của bạn. Nếu bạn là người nhận cuộc gọi, hãy thử trả lời điện thoại của bạn bằng cách Hello Hello. Đây là Jane Doe, người thay vì một người đơn giản. Xin chào. Nếu bạn bắt đầu cuộc gọi, hãy nêu mục đích của cuộc gọi trước của bạn.
Giữ máy thu hoặc micrô gần miệng, nói với giọng điệu bình thường và phát âm rõ ràng lời nói của bạn. Đừng cho rằng người ở đầu bên kia của điện thoại có đường kẻ rõ ràng như bạn. Làm tất cả những gì bạn có thể để đảm bảo những gì bạn nói là dễ hiểu.
Chọn một môi trường yên tĩnh cho cuộc gọi. Ví dụ, nếu đồng nghiệp đang nói to, xin lỗi, hãy xin lỗi người gọi và yêu cầu đồng nghiệp cho phép bạn thực hiện cuộc gọi hoặc tìm một địa điểm khác. Nếu bạn đang nói trên điện thoại di động, hãy ngồi xuống và tập trung vào cuộc gọi. Nếu bạn di chuyển xung quanh, bạn có thể tạo ra âm thanh có thể trộn lẫn các từ của bạn. Nếu bạn đang ở trong một môi trường nhiều gió, hãy bước vào trong để kết thúc cuộc gọi hoặc sắp xếp lại cuộc gọi trong một thời gian khác. Gió thổi vào micro có thể khiến một cuộc gọi rất khó nghe.
Hãy để các cuộc gọi thứ hai và sau đó chuyển đến thư thoại nếu có thể. Giữ các cuộc gọi khác - nếu bạn phải trả lời chúng - ngắn gọn. Đại học Nam Illinois khuyên bạn trước tiên nên hỏi người gọi nếu bạn có thể tạm dừng cô ấy để thực hiện cuộc gọi khác, sau đó kiểm tra lại sau mỗi 15 đến 30 giây hoặc cho đến khi bạn hoàn thành cuộc gọi khác.
Cung cấp tin nhắn rõ ràng, súc tích nếu bạn phải để lại tin nhắn trên hộp thư thoại. Cho biết tên của bạn, mục đích của cuộc gọi và liệu bạn sẽ gọi lại. Nếu bạn yêu cầu một cuộc gọi trở lại, hãy để lại số điện thoại của bạn, bao gồm mã vùng và lặp lại số đó để chắc chắn rằng nó rõ ràng.
Lời khuyên
-
Không để người gọi tiếp xúc với tiếng ồn cá nhân của bạn. Tránh nhai kẹo cao su hoặc ăn trong khi nói chuyện điện thoại, và luôn che điện thoại và quay đầu nếu bạn phải ho hoặc hắt hơi.
Cảnh báo
Cục Quản lý An toàn Giao thông Quốc lộ báo cáo rằng gần 1.000 người chết và 24.000 người khác bị thương trong năm 2009 do tai nạn xe hơi liên quan đến sử dụng điện thoại di động. Tắt điện thoại trong khi lái xe hoặc sử dụng tùy chọn rảnh tay và không bao giờ gửi hoặc đọc tin nhắn văn bản trong khi lái xe.
