Các doanh nghiệp ký hợp đồng với các công ty bên ngoài để cung cấp một loạt các nhiệm vụ bảo trì một cách thường xuyên. Những công ty bên ngoài bao gồm dịch vụ vệ sinh, chăm sóc nhà máy và xử lý rác thải. Những hoạt động này nằm ngoài hoạt động chính của doanh nghiệp. Ký kết các trách nhiệm này cho phép công ty tập trung vào hoạt động kinh doanh của mình.
Mua ban đầu
Các công ty ký kết hợp đồng bảo trì trả trước trong vài tháng. Công ty trả toàn bộ số tiền trong hợp đồng và công ty bảo trì hứa sẽ cung cấp dịch vụ trong suốt thời gian của hợp đồng. Khi công ty ký hợp đồng, công ty ghi nhận hợp đồng dưới dạng tài sản trả trước trong hồ sơ kế toán. Kế toán ghi lại điều này bằng cách ghi nợ "Hợp đồng bảo trì trả trước" và ghi có "Tiền mặt" cho số tiền đã trả cho hợp đồng.
Điều chỉnh định kỳ
Vào cuối mỗi kỳ, một phần của hợp đồng sẽ hết hạn. Trong thời gian, nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo trì cho doanh nghiệp. Vì thanh toán đầy đủ đã được thực hiện, không cần thanh toán thêm. Tuy nhiên, hết hạn của phần hợp đồng phải được ghi lại. Kế toán xác định số tiền của hợp đồng đã hết hạn bằng cách lấy toàn bộ thanh toán cho hợp đồng và chia cho các khoảng thời gian được bảo hiểm trong hợp đồng. Kế toán ghi nợ "Chi phí bảo trì" và ghi có "Hợp đồng bảo trì trả trước" cho số tiền đô la của phần hết hạn của hợp đồng.
Báo cáo bảng cân đối kế toán
Hợp đồng bảo trì trả trước là tài khoản tài sản hiện tại. Một tài sản hiện tại sẽ được sử dụng trong vòng một năm. Hợp đồng bảo trì trả trước hiếm khi kéo dài quá một năm và đủ điều kiện là tài sản hiện tại. Bảng cân đối kế toán phân chia tài sản thành tài sản hiện tại và tài sản không lưu hành. Bảng cân đối liệt kê các tài sản hiện tại đầu tiên.
Báo cáo thu nhập
Báo cáo thu nhập truyền đạt lợi nhuận của công ty bằng cách trừ chi phí từ doanh thu để xác định thu nhập ròng. Kế toán bao gồm tất cả các chi phí hoạt động. Phần hết hạn của hợp đồng bảo trì, hoặc "Chi phí bảo trì", được báo cáo trên báo cáo thu nhập để đến thu nhập ròng của công ty.
