IRS Form 941 là tờ khai thuế liên bang hàng quý của chủ lao động. Tất cả các nhà tuyển dụng phải khấu trừ thuế liên bang từ nhân viên bồi thường. Những loại thuế này bao gồm thuế thu nhập liên bang, thuế An sinh xã hội và thuế Medicare. Các khoản thanh toán của chủ lao động được ghi có cho nhân viên, các khoản nợ thuế và báo cáo cho họ (cũng như với IRS) trên W-2 hàng năm. Chủ lao động cũng phải trả một phần thuế An sinh xã hội và Medicare mà họ không được khấu trừ từ nhân viên. Mẫu 9S của IRS là phương tiện để báo cáo và trả các khoản thuế này cho chính phủ.
Ai phải nộp?
Người sử dụng lao động khấu trừ thuế theo yêu cầu của pháp luật phải hoàn thành Mẫu IRS 941. Số tiền cụ thể được báo cáo bởi người sử dụng lao động trong mẫu đơn này bao gồm: tất cả tiền lương bạn đã trả; thuế thu nhập liên bang bạn khấu trừ thay mặt cho nhân viên; cả nhân viên của bạn, và chia sẻ thuế An sinh xã hội và Medicare của bạn; bất kỳ sự điều chỉnh nào đối với thuế Bảo hiểm xã hội và Medicare của quý hiện tại đối với các phần của xu, lương ốm, tiền boa và bảo hiểm nhân thọ theo nhóm; thanh toán tín dụng thuế thu nhập nâng cao (EIC); và tín dụng cho các khoản thanh toán hỗ trợ cao cấp của COBRA.
IRS Form 941 không nên được sử dụng để báo cáo khấu trừ dự phòng hoặc khấu trừ thuế thu nhập đối với các khoản thanh toán không phải trả lương. Các khoản thanh toán như vậy bao gồm những thứ như lương hưu, niên kim và tiền thắng cược. Các khoản tiền này được báo cáo thay vào Mẫu IRS 945 là báo cáo hàng năm và không phải là báo cáo hàng quý cho chính phủ liên bang.
Ngoại lệ
Có một vài trường hợp ngoại lệ. Người sử dụng lao động không cần phải nộp Mẫu IRS 941 cho nhân viên thời vụ. Ví dụ: trong các quý mà bạn không trả lương, bạn không có nghĩa vụ thuế, vì vậy bạn không cần phải nộp. Tuy nhiên, bạn phải báo cáo với chính phủ nếu có một hoặc nhiều quý mà bạn được miễn mỗi lần bạn nộp Mẫu 941. Điều này được báo cáo trên dòng 19.
Chủ lao động của nhân viên hộ gia đình thường được miễn nộp Mẫu IRS 941; tuy nhiên, thông tin liên quan đến những nhân viên này phải được báo cáo trong Mẫu 1040, Biểu H, Thuế Việc làm Hộ gia đình.
Cuối cùng, chủ nhân của các nhân viên nông trại không báo cáo về IRS 941. Thay vào đó, họ có trách nhiệm nộp Mẫu 943, Trả lại hàng năm cho Chủ lao động Nông nghiệp.
Bán, chuyển nhượng hoặc đóng cửa doanh nghiệp của bạn
Khi bạn bán hoặc chuyển nhượng doanh nghiệp của mình, cả bạn và chủ sở hữu mới phải nộp Mẫu IRS 941 cho quý mà việc bán hoặc chuyển nhượng xảy ra. Tuy nhiên, bạn chỉ nên báo cáo tiền lương và thuế bạn đã trả trước khi giao dịch. Tương tự như vậy, chủ sở hữu mới chỉ nên báo cáo chia sẻ của mình. Nếu bạn thay đổi từ loại hình kinh doanh này sang loại hình kinh doanh khác (ví dụ: từ quyền sở hữu duy nhất sang đối tác hoặc công ty), nó được coi là chuyển nhượng và nên được xử lý theo cách tương tự. Nếu bạn hợp nhất doanh nghiệp của mình, công ty sẽ tiếp tục kinh doanh phải nộp tờ khai cho quý mà việc sáp nhập xảy ra và doanh nghiệp khác nên nộp bản khai thuế cuối cùng thay thế. Bạn phải khai thuế cuối cùng nếu bạn đóng cửa doanh nghiệp hoặc ngừng trả lương. Bạn sẽ cần thông báo cho IRS rằng đó là khoản hoàn trả cuối cùng và có thể làm như vậy trên dòng 18 của Mẫu 941. Ngoài ra, bạn phải báo cáo với chính phủ tên của cá nhân duy trì hồ sơ biên chế và địa điểm mà họ đang ở lưu trữ.
Khi bạn phải nộp IRS 941
IRS Form 941 là một báo cáo hàng quý có nghĩa là nó được nộp ba tháng một lần. Tất cả các nhà tuyển dụng đều có cùng một lịch thanh toán hàng quý và bạn phải nộp IRS 941 đầu tiên vào cuối quý đầu tiên mà bạn đã trả lương. Ví dụ, nếu bạn đã trả tiền lương đầu tiên của mình vào tháng Hai, bạn sẽ có trách nhiệm nộp IRS 941 cho quý đó.
Các hình thức là do vào ngày cuối cùng của tháng sau khi kết thúc quý. Quý đầu tiên kết thúc vào ngày 31 tháng 3, vì vậy bạn phải nộp vào ngày 30 tháng 4. Các ngày đáo hạn còn lại là ngày 31 tháng 7 (quý thứ hai kết thúc vào ngày 30 tháng 6), ngày 31 tháng 10 (quý thứ ba kết thúc vào ngày 30 tháng 9) và ngày 31 tháng 1 (quý thứ tư kết thúc vào ngày 31 tháng 12).
Nếu bạn thực hiện thanh toán kịp thời các khoản nợ thuế trong quý, IRS sẽ cấp gia hạn 10 ngày cho ngày đáo hạn của Mẫu 941. Giống như biểu mẫu 1040 thông thường của bạn cho thuế cá nhân, ngày được đánh dấu xác định tính kịp thời của việc nộp đơn.
Gửi tiền thuế của bạn
Mặc dù Mẫu 941 chỉ do IRS trên cơ sở hàng quý, bạn phải trả thuế thường xuyên hơn và lịch thanh toán không phụ thuộc vào lịch trình trả lương của bạn. Có hai loại lịch thanh toán và lịch biểu của bạn sẽ phụ thuộc vào tổng trách nhiệm thuế của bạn. Hãy nhớ rằng, điều này bao gồm An sinh xã hội, Medicare và khấu trừ thuế thu nhập liên bang. Trách nhiệm của bạn được xác định bằng báo cáo của bạn trên Biểu mẫu 941 trong khoảng thời gian bốn quý tìm kiếm lại. Giai đoạn này diễn ra từ ngày 1 tháng 7 (của hai năm trước) đến ngày 30 tháng 6 của năm trước.
Trước khi bắt đầu mỗi năm dương lịch, bạn phải xác định lịch thanh toán của mình. Nếu bạn đã trả 50.000 đô la hoặc ít hơn tiền thuế trong thời gian nhìn lại thời gian trước, bạn là người gửi tiền theo lịch trình hàng tháng. Nếu khoản nợ thuế của bạn trong khoảng thời gian đó vượt quá 50.000 đô la, bạn là người gửi tiền theo lịch trình nửa tuần.
Nếu tổng số nợ thuế của bạn trong quý (sau khi điều chỉnh phù hợp) dưới 2500 đô la, bạn không phải gửi tiền trước. Thay vào đó, bạn phải thanh toán kịp thời khi nộp Mẫu IRS 941. Nếu khoản nợ thuế hàng quý của bạn vượt quá 2500 đô la, thì bạn phải gửi theo lịch trình của bạn (hàng tháng hoặc nửa tháng). Tiền gửi có thể được thực hiện tại các tổ chức tài chính đủ điều kiện để chấp nhận chúng hoặc thông qua Hệ thống thanh toán thuế liên bang điện tử (EFTPS).
Hình phạt và tiền lãi
Hình phạt và tiền lãi được tính cho các khoản thanh toán thuế trễ cũng như các khoản hoàn thuế nộp muộn theo luật định. Để tránh bị phạt và lãi, hãy làm như sau: thuế tiền gửi vào hoặc trước ngày đáo hạn, sử dụng EFTPS khi được yêu cầu; nộp Mẫu 941 đầy đủ và chính xác đúng hạn; báo cáo chính xác nghĩa vụ thuế của bạn; nộp séc hợp lệ cho các khoản thanh toán thuế; Cung cấp các mẫu W-2 chính xác cho nhân viên của bạn; các tệp mẫu W-3 và Bản sao A của W-2 cho Cơ quan An sinh Xã hội một cách kịp thời và chính xác. Đó là một ý tưởng thông minh để thường xuyên kiểm tra trang web của IRS để biết thông tin cập nhật vì luật thuế luôn thay đổi và vì Mẫu 941 của IRS là một hồ sơ hàng quý.
