Mẫu W4 được gọi là Giấy chứng nhận khấu trừ nhân viên. Nhà tuyển dụng được yêu cầu cung cấp cho nhân viên W4 để hoàn thành khi có việc làm. W4 giúp người sử dụng lao động xác định mức thuế thu nhập liên bang phải khấu trừ từ tiền lương của nhân viên. Do đó, nhân viên nên cho biết tình trạng nộp đơn và số lượng phụ cấp của mình trên W4. Chủ lao động phải giữ W4 trong hồ sơ.
Tải xuống W4 từ trang web IRS. Sử dụng các liên kết và hình thức xuất bản trên mạng để truy cập W4. Bạn phải cài đặt Adobe Acrobat trên máy tính để có thể tải xuống và in biểu mẫu. W4 có sẵn bằng tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha.
Cung cấp cho nhân viên có tư cách công dân W4 cho năm tính thuế thích hợp. Nhân viên nên được cấp W4 mới sau khi được thuê và bất cứ khi nào họ cần thay đổi thuế thu nhập liên bang.
Cung cấp cho nhân viên các hướng dẫn trạng thái người nước ngoài không cư trú cho Mẫu 8233 trước khi cung cấp cho họ Mẫu W4 để hoàn thành. Các hướng dẫn có sẵn trên trang web IRS. Không thuộc Hoa Kỳ công dân có thể có các hướng dẫn giữ lại khác nhau từ công dân Hoa Kỳ.
Giải thích cho nhân viên về tầm quan trọng của việc hoàn thành W4 một cách đúng đắn và trung thực. Ví dụ, yêu cầu nhiều người phụ thuộc hơn họ thực sự có quyền có thể dẫn đến họ nợ IRS khi đến lúc nộp thuế thu nhập.
Nộp giấy W4 vào thư mục nhân viên của bộ phận nhân viên, trong một khu vực an toàn. Tạo một hệ thống nộp đơn điện tử. Quét và lưu W4 ở một vị trí bí mật trên ổ cứng của bạn.
