Người gọi có thể để lại tin nhắn trên hộp thư thoại của bạn vì nhiều lý do. Một số tin nhắn có thể là lời nhắc nhở thân thiện với thông tin và liên hệ kinh doanh quan trọng. Những điều bạn nói trong tin nhắn thư thoại của mình, cho dù đó là thư thoại cá nhân hay thư thoại doanh nghiệp, sẽ đóng một vai trò quan trọng trong loại thông tin bạn nhận được từ người gọi. Có một số thông tin cơ bản bạn phải luôn đưa vào hộp thư thoại của mình.
Tin nhắn gửi đi
Điều đầu tiên bạn nên làm khi để lại một tin nhắn gửi đi là xác định tên, tổ chức và số điện thoại của bạn. Điều thứ hai bạn nên làm là giải quyết tình trạng sẵn có của bạn. Ví dụ, bạn có thể muốn nói rằng bạn không có mặt và đưa ra thời gian và ngày bạn sẽ quay lại. Cuối cùng, nêu chi tiết loại thông tin bạn muốn quay lại thư thoại, chẳng hạn như tên, công ty, số và có thể là một tin nhắn. Một thư thoại gửi đi điển hình có thể phát ra âm thanh như thế này: Vượt I Bobm Bob Smith với Sampson, Inc. tại 555-555-5555. Tôi sẽ không có mặt cho đến 4 giờ hôm nay, nhưng vui lòng để lại tên, công ty và số điện thoại của bạn và tôi sẽ trả lại cuộc gọi điện thoại của bạn ngay lập tức. Cảm ơn bạn. Hãy nhớ ngắn gọn và hướng dẫn rõ ràng, súc tích cho người gọi.
Tránh xa vấn đề
Người gọi đôi khi có thể gọi nhầm số. Bằng cách không nêu rõ tên, tổ chức và số điện thoại của bạn trên tin nhắn gửi đi, bạn thường có thể nhận được tin nhắn không dành cho bạn. Bằng cách nêu rõ thông tin này, bạn đảm bảo rằng người gọi biết rằng họ đã đến đúng người hoặc quay số đúng. Bạn có thể hoặc không muốn khuyến khích người gọi của bạn để lại tin nhắn. Nếu bạn không khuyến khích họ để lại tin nhắn, bạn sẽ khó đánh giá tầm quan trọng của cuộc gọi. Nếu bạn nhận được nhiều tin nhắn thư thoại, những tin nhắn đó rất quan trọng để xác định những cuộc gọi điện thoại nào cần trả lại kịp thời và cách chuẩn bị cho cuộc gọi điện thoại trở lại. Nếu bạn khuyến khích tin nhắn, bạn nên yêu cầu người gọi ngắn gọn hoặc tóm tắt tin nhắn. Thư thoại với lời giải thích tin nhắn dài có thể trở nên cồng kềnh hoặc không cần thiết, do đó làm lãng phí thời gian của bạn.
Thêm E-Mail, phương tiện truyền thông xã hội
Bởi vì rất nhiều thông tin được chia sẻ thông qua phương tiện truyền thông xã hội, có lẽ bạn nên xem xét thêm thông tin liên hệ trực tuyến vào tin nhắn gửi đi của mình. Thách thức trong việc rời khỏi các liên hệ truyền thông xã hội là khiến người gọi hiểu nơi để lại nó. Nó có thể yêu cầu bạn đánh vần tên của bạn và không cho rằng người gọi biết. Nếu bạn muốn một người gọi để lại một tin nhắn tại địa chỉ email của bạn, bạn có thể muốn nói là Bạn có thể để lại cho tôi một địa chỉ email tại Bob Smith tại Sampson dot com, hay hoặc Bạn có thể để lại tin nhắn tại bobsmith tại sampson dot com. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn nhưng đánh vần tên của bạn và tên công ty của bạn mang lại cho người gọi những cú đánh tốt nhất để có được thông tin chính xác. Không nên đề cập đến các địa chỉ URL, chẳng hạn như Facebook hoặc Twitter vì những địa chỉ này có thể gây nhầm lẫn. Nếu bạn cảm thấy đó là những nơi tốt nhất để lại tin nhắn cho bạn, hãy nói trên tin nhắn gửi đi của bạn, Bạn cũng có thể để lại cho tôi một tin nhắn trên trang Facebook của tôi.
