Đã có lúc các giao dịch kế toán được ghi chép thủ công trên các tờ giấy lớn, cột màu xanh lá cây được gọi là sổ cái. May mắn cho các chủ doanh nghiệp, phần mềm kế toán giúp làm cho kế toán hiệu quả, chính xác và tuân thủ. Chọn một phần mềm kế toán là một cân nhắc chính cho bất kỳ chủ doanh nghiệp hoặc chuyên gia quản lý và nên được ưu tiên hàng đầu.
Chức năng
Phần mềm kế toán lưu trữ các giao dịch kinh doanh vào các tài khoản khác nhau được chỉ định theo loại giao dịch và danh mục. Thu nhập và chi phí là hai loại giao dịch được lưu trữ trong phần mềm kế toán. Ví dụ về các loại bao gồm chi phí tiền lương và vật tư văn phòng. Một danh sách đầy đủ của tất cả các giao dịch được ghi theo loại và danh mục được gọi là sổ cái chung.
Các loại
Phần mềm kế toán thường được phân thành hai loại. Loại đầu tiên dành cho các chuyên gia kế toán có hiểu biết rõ ràng về kế toán sổ cái chung. Loại thứ hai dành cho các chủ doanh nghiệp thiếu bất cứ thứ gì ngoài kiến thức kế toán cơ bản. Phần mềm kế toán cũng có thể là đặc thù của ngành.
Tính năng, đặc điểm
Phần mềm kế toán phân chia chức năng thành các mô đun theo tiêu chuẩn cho phần mềm hoặc được mua riêng. Tài khoản phải trả và tài khoản phải thu là ví dụ của hai mô-đun thường là một phần của gói kế toán chuẩn. Quản lý tiền lương và hàng tồn kho là ví dụ về các mô-đun bổ sung mà bạn có thể mua riêng. Một số phần mềm kế toán được cài đặt trực tiếp trên máy tính cá nhân hoặc mạng của bạn, trong khi phần mềm khác được truy cập bằng Internet.
Cân nhắc
Điều quan trọng nhất để xem xét khi lựa chọn phần mềm kế toán là trình độ học vấn của người sẽ sử dụng phần mềm. Những điều quan trọng khác để xem xét là chức năng và chi phí. Khi tính tổng chi phí đầu tư, don don quên cho phép chi phí chuyển đổi, chi phí hỗ trợ kỹ thuật và phí gia hạn hàng năm. Học đường cũng là một cân nhắc quan trọng khi chọn phần mềm kế toán. Doanh thu là đắt tiền và phần mềm với một đường cong học tập dốc có thể làm cho chi phí doanh thu tăng đáng kể.
Lợi ích
Phần mềm kế toán giúp loại bỏ sự dư thừa đã từng tồn tại trong chức năng kế toán. Ví dụ: một khi thông tin nhà cung cấp được nhập vào mô-đun tài khoản phải trả, thông tin không bao giờ phải nhập lại bất kể bạn phát hành bao nhiêu séc cho nhà cung cấp đó. Chỉ cần nhấn nút, phần mềm kế toán cũng có thể tạo ra các báo cáo tài chính phức tạp như báo cáo thu nhập, bảng cân đối và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
cái nhìn chuyên sâu
Nhiều nhà sản xuất phần mềm cung cấp các phiên bản dùng thử của sản phẩm của họ. Tạo các trường hợp thử nghiệm của các giao dịch kế toán hàng ngày và kiểm tra chúng trong từng phiên bản dùng thử mà bạn xem xét. Nếu không có phiên bản dùng thử, hãy hỏi đại diện bán hàng để trình diễn trực tiếp và cung cấp cho họ các trường hợp thử nghiệm của bạn. Yêu cầu các nhà sản xuất tham khảo khách hàng, tốt nhất là trong ngành kinh doanh của bạn.
