Trong thế giới kế toán, các giao dịch thu nhập và chi phí được ghi lại bằng cách sử dụng một quy trình cụ thể được thiết lập để theo dõi và phân loại mọi giao dịch để dễ dàng thu hồi sau đó. Kế toán ghi lại các giao dịch liên tục và mỗi tháng phải có thể sắp xếp và phân loại dữ liệu này thành một định dạng tạo ra một bộ báo cáo tài chính bao gồm báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán của công ty. Mỗi phần của một giao dịch tài chính nhất định được ghi lại trong các tài khoản sử dụng mã định danh được gọi là mã sổ cái chung.
Lời khuyên
-
Các công ty thường sử dụng mã sổ cái chung (GL) để phân loại dữ liệu kế toán theo nhiều cách khác nhau. Các mã này cho phép công ty sắp xếp dữ liệu giao dịch để có thể tạo ra một số báo cáo kế toán khác nhau và cung cấp khả năng phân tích các giao dịch kế toán của công ty theo nhiều cách hữu ích.
Mã GL là gì?
Các công ty thường sử dụng mã sổ cái chung (GL) để phân loại dữ liệu kế toán theo nhiều cách khác nhau. Các mã có thể bao gồm từ một chuỗi ba chữ số đơn giản đến một mã với một số phần, mỗi phần chỉ định một phân loại như số công ty con, đơn vị kinh doanh, bộ phận hoặc phân loại khác.
Các mã này cho phép công ty sắp xếp dữ liệu giao dịch để có thể tạo ra một số báo cáo kế toán khác nhau và cung cấp khả năng phân tích các giao dịch kế toán của công ty theo nhiều cách hữu ích.
Các tài khoản mã GL này được thiết lập theo một thứ tự cụ thể, được xác định theo nguyên tắc kế toán kép. Các mã GL đi theo thứ tự từ các tài sản như tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho và thiết bị, đến các khoản nợ và cổ đông. Số lượng tài khoản trong phần này có thể lên tới ít nhất là năm hoặc nhiều hơn 100, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công ty.
Danh sách tài khoản GL cũng bao gồm các tài khoản tạo nên báo cáo thu nhập, từ doanh thu và các tài khoản thu nhập khác đến chi phí hoạt động và tài khoản chi phí không hoạt động, chẳng hạn như chi phí lãi vay.
Sổ cái
Một công ty sổ cái chung của công ty đóng vai trò là hồ sơ chính của nó cho tất cả các giao dịch tài chính. GL có thể bao gồm các sổ cái phụ, ví dụ, để lưu giữ hồ sơ theo đơn vị kinh doanh, tất cả kết hợp thành sổ cái chung. Tất cả các thông tin này sau đó trở thành cơ sở cho báo cáo tài chính của công ty.
GL lưu trữ các chi tiết trên mỗi giao dịch kế toán. Thông tin này hữu ích khi một vài năm sau đó, một kế toán viên cần nhớ tại sao công ty lại chi một số tiền lớn bất thường cho vật tư văn phòng trong một tháng hoặc một công ty trả hóa đơn hai lần do nhầm lẫn và cần đào sâu vào chi tiết thanh toán để sắp xếp vấn đề Kế toán thường ghi chú trong hệ thống máy tính khi thực hiện các giao dịch nhập nhật ký vào GL để tham khảo trong tương lai.
Các mục trong General Ledger là gì?
Các mục sổ cái chung được ghi lại các giao dịch mà một công ty thực hiện liên quan đến tiền. Các giao dịch này thường được thực hiện thành một tạp chí kế toán trước tiên và thông tin này được tóm tắt và đăng lên sổ cái.
Ví dụ: khi một công ty mua vật tư văn phòng, công ty sẽ ghi lại tiền mặt bằng cách thực hiện một mục nhật ký tín dụng vào tài khoản tiền mặt của mình, một mục nhật ký ghi nợ để tăng tài khoản tài sản văn phòng và một mục nhật ký ghi nợ vào tài khoản chi phí văn phòng, Nó sẽ hiển thị trên báo cáo thu nhập của nó.
Sau khi hoàn thành các mục nhật ký này, kế toán đăng chúng lên sổ cái để hoàn thành quá trình nhập cảnh. Nhiều hệ thống kế toán trên máy vi tính giữ cho quá trình nhập nhật ký minh bạch để nó xuất hiện tất cả các giao dịch được thực hiện trực tiếp vào sổ cái.
Biểu đồ tài khoản
Các tài khoản GL tuân thủ một trật tự và cấu trúc cụ thể, được gọi là biểu đồ các tài khoản cho phép kiểm tra một số loại lỗi nhất định và tạo báo cáo tài chính nhất quán và có trật tự. Các công ty thường sử dụng kế toán kép khi ghi vào sổ cái và phải sử dụng các khoản ghi nợ và tín dụng để ghi lại mọi mục nhập.
Danh sách chính của mã tài khoản GL hoặc biểu đồ tài khoản liệt kê tất cả các tài khoản bảng cân đối, sau đó tất cả các tài khoản báo cáo thu nhập. Kế toán sau đó có thể chạy một báo cáo gọi là số dư dùng thử, trong đó hiển thị mọi tài khoản GL và số dư tương ứng. Vì mọi giao dịch phải có ít nhất một mục ghi nợ và tín dụng trực tiếp bù trừ cho nhau, báo cáo số dư dùng thử sẽ cho thấy tổng của tất cả các tài khoản bằng không. Nếu không có, một khoản ghi nợ hoặc tín dụng có thể bị thiếu hoặc bị ghi nhận sai.
