Cho dù bạn điều hành một phòng trưng bày hoặc bán tác phẩm của riêng bạn, hóa đơn có thể là kết nối cuối cùng của bạn với người mua. Chọn một định dạng phối hợp với tiêu đề thư của bạn và hỗ trợ hình ảnh thương hiệu của bạn biến hóa đơn của bạn thành các công cụ tiếp thị để lại ấn tượng tốt. Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu được tìm thấy trong xử lý văn bản và phần mềm lập hóa đơn chuyên dụng hoặc tạo mẫu của riêng bạn. Tuy nhiên, bố cục của bạn sẽ dẫn đến một tài liệu sạch, dễ đọc, nhóm các thông tin liên quan lại với nhau.
Tạo hệ thống đánh số
Phát triển hệ thống đánh số công việc hoặc dự án để tổ chức thông tin khách hàng, theo dõi chi phí và xác định công việc được gửi đến máy in, cửa hàng khung và các nhà cung cấp khác thay mặt cho khách hàng của bạn. Creative Public đề xuất một hệ thống kết hợp một số và mô tả ngắn gọn. Ví dụ: 15-003-05-Ceramic-Smith, có thể là dự án thứ ba bạn có trong tháng 5 năm 2015 cho một khách hàng tên Smith. Theo hệ thống này, bạn sẽ chỉ định 15-067-09-ArtFest cho dự án thứ 67 của bạn vào tháng 9 năm 2015.
Tạo một hệ thống đánh số riêng để xác định hóa đơn của bạn. Đánh số hóa đơn giúp cho việc chuẩn bị thuế và theo dõi thanh toán cuối năm dễ dàng hơn và cung cấp cho bộ phận kế toán khách hàng số tham chiếu cần thiết. Chọn kết hợp số tuần tự theo năm được đề xuất bởi Tạp chí Smashing, chẳng hạn như 2015015 cho hóa đơn thứ 15 được viết vào năm 2015 hoặc tham chiếu khách hàng cộng với số thứ tự cho khách hàng đó, chẳng hạn như TA025, cho dự án thứ 25 của Time Advertising với bạn.
Chỉ định số công việc và số hóa đơn cho công việc bạn muốn lập hóa đơn.
Chuẩn bị tiêu đề
Nhập từ "HÓA ĐƠN" ở đầu trang, nếu mẫu của bạn chưa có từ đó.
Nhóm logo, tên phòng trưng bày / tên studio hoặc tên và địa chỉ của bạn, cùng với thông tin liên hệ chính như số điện thoại, địa chỉ email và URL trang web của bạn trong một phần.
Nhập thông tin của khách hàng của bạn bao gồm tên công ty, tên của cá nhân đã mua tác phẩm, cũng như địa chỉ và số điện thoại của họ.
Nhập chi tiết giao dịch
Dành một phần ở nửa trên của trang để ghi chú ngày, số hóa đơn, số đơn đặt hàng của khách hàng, nếu có và số công việc bạn đã giao cho công việc
Thêm số tiền đến hạn và các điều khoản thanh toán của bạn, chẳng hạn như "Phải trả khi nhận được" hoặc "khung vải được giao sau khi nhận được khoản thanh toán", khi giao hàng phụ thuộc vào việc đáp ứng số tiền đến hạn.
Mô tả các quyền mà khách hàng đang mua - đối với các tác phẩm kỹ thuật số - chẳng hạn như "Chỉ sử dụng một lần. Tất cả các lần in lại và các quyền khác được hoàn trả cho nghệ sĩ sau 30 ngày." Công ty pháp lý nghệ thuật Stropheus khuyên bạn nên lưu ý rằng bạn có quyền từ chối đầu tiên nếu người mua muốn bán lại tác phẩm của bạn.
Cung cấp EIN liên bang của bạn - số nhận dạng chủ nhân - hoặc số An sinh xã hội của bạn dưới dạng phòng trưng bày, bảo tàng và khách hàng doanh nghiệp cần thông tin này để báo cáo thuế.
Liệt kê các tùy chọn thanh toán bạn cung cấp, chẳng hạn như séc, PayPal, Square hoặc thẻ tín dụng và cung cấp bất kỳ chi tiết tài khoản nào cần thiết để khách hàng thanh toán cho bạn.
Phần hoàn chỉnh cho các khoản phí
Bắt đầu phần này bằng cụm từ như "Dịch vụ được hiển thị như sau:".
Mô tả bài tập với đủ chi tiết rằng phần mô tả sẽ được người khác hiểu sau này. Ví dụ: thay vì "Đào tạo nghệ thuật", hãy viết "10 bút và mực minh họa cho hướng dẫn sử dụng dịch vụ bộ tải bánh xe."
Lưu ý cấu trúc phí của bạn dưới dạng lãi suất cố định hoặc hàng giờ cộng với số tiền tương ứng. Hãy chắc chắn bao gồm số giờ có thể tính hóa đơn khi định giá theo giờ. Thêm tổng phí sáng tạo cho phần này.
Liệt kê bất kỳ chi phí nào mà bạn yêu cầu hoàn trả. Bao gồm đủ mô tả để khách hàng có thể khớp từng mục hàng với biên lai hỗ trợ mà bạn cung cấp. Thêm tổng cộng cho các loại chi phí.
Cho biết bất kỳ khoản tiền gửi hoặc tiến bộ khách hàng đã thực hiện.
Lưu ý tổng số tiền đến hạn, ít hơn bất kỳ khoản thanh toán nào nhận được cho đến nay. Đại học Kutztown, Pennsylvania khuyên bạn nên sử dụng các số và từ, chẳng hạn như "Tổng số tiền phải trả: $ 750. Bảy trăm năm mươi đô la."
Làm theo lời khuyên của Freshbooks và thêm "Cảm ơn vì doanh nghiệp của bạn!" ở dưới cùng của trang để tăng cơ hội thanh toán kịp thời.
Lời khuyên
-
Sử dụng một số khác 001 cho hóa đơn đầu tiên của bạn ngụ ý doanh nghiệp của bạn được thành lập nhiều hơn.
Yêu cầu khách hàng thanh toán cho bạn dưới tên đã cho của bạn, trừ khi bạn có tài khoản kiểm tra doanh nghiệp trong tên công ty hoặc tài khoản "Kinh doanh dưới dạng" với ngân hàng của bạn để tránh các vấn đề về tiền mặt.
